1. Составьте список сотрудников, готовых выйти в офис
Убирать всех на расстоянии и сразу рискованно. В офисе можно обеспечить относительную безопасность сотрудников — например, рассадить их подальше друг от друга и везде расставить дезинфицирующие средства. Но регулярные поездки на работу в общественном транспорте могут быть опасны.
Поговорите с подчиненными и узнайте, кто может продолжать выполнять задачи из дома, а кому срочно нужно в офис. В идеале те, кто может ходить или ездить на работу, должны вернуться первыми. Сотрудникам, которые вынуждены добираться до офиса на общественном транспорте, да еще и с пересадками, безопаснее продолжать свою деятельность из дома. Если в вашей команде есть те, кому за 65, а также люди, страдающие хроническими заболеваниями или проживающие с пожилыми родителями, их тоже стоит пока оставить на удаленке.
2. Проверить, работает ли оргтехника
В период самоизоляции некому было починить неисправный принтер или выяснить, почему ноутбук подозрительно шумит. Прежде чем открыть офис для сотрудников, поинтересуйтесь, есть ли у кого-нибудь претензии к оборудованию, с которым вам приходится работать.
После длительного простоя устройства, предназначенные для регулярного использования, могут прийти в негодность, поэтому, прежде чем покинуть удаленную площадку, следует убедиться, что все в порядке, а если нет, то присмотреть новые компьютеры или пополнить запас необходимых комплектующих. Здесь есть неочевидный бонус: если подчиненные знают, что руководитель заботится об условиях, в которых они работают, это может повысить их мотивацию и придать уверенности в завтрашнем дне.
Купить новый ноутбук
3. Переставить
Скорее всего, понятие социальной дистанции еще долго не исчезнет из нашей жизни. Его придется соблюдать не только на улице или в магазине, но и в офисе. Тесный офис, где столы стоят спиной к спине, может стать рассадником инфекции, поэтому нужно организовать рабочие места так, чтобы сотрудники без необходимости не сталкивались друг с другом. Это, кстати, еще один аргумент в пользу того, чтобы часть подчиненных оставить удаленно: чем меньше людей, тем больше свободного места.
Роспотребнадзор рекомендует соблюдать следующие нормы:
- Если площадь помещения менее 50 м², то в нем одновременно могут находиться не более 5 человек.
- В помещении до 100 м² – 10 человек.< /li>
- До 200 до 25 человек.
- В помещениях площадью более 200 м² одновременно могут работать до 50 человек.
Также есть требования к местам, где возможно скопление сотрудников, например, кухням и столовым. Здесь нужно нанести разметку, помогающую соблюдать дистанцию: между людьми должно быть не менее 1,5 метра.
4. Следите за здоровьем сотрудников
Согласитесь с подчиненными, что здоровье выше трудовых подвигов. Если они плохо себя чувствуют, они могут работать из дома, брать отгулы или больничные, никто не будет смотреть на них косо из-за этого. В конце концов, лучше вовремя перераспределить обязанности одного заболевшего сотрудника, чем столкнуться с ситуацией, когда весь отдел уже кашляет.
Чтобы не подвергать людей лишнему риску, лучше проявить бдительность и еще на входе в офис отсеять тех, у кого температура. Вместо бесконтактных термометров удобнее использовать компактный тепловизор. Он может определять температуру не только одного неподвижного человека, но и работать с движущейся толпой. Точность устройства составляет ± 0,5 °C, и устройство измеряет в режиме реального времени.
Купить тепловизор
5. Запаситесь моющими и дезинфицирующим средствами
К чистоте в офисе сейчас предъявляются особо строгие требования. На входе оставить запас кожных антисептиков и дезинфицирующих салфеток и поручить офис-менеджеру следить за тем, чтобы каждый сотрудник тщательно вымыл руки. Напомните подчиненным соблюдать правила гигиены и регулярно мыть руки в течение рабочего дня и после каждого посещения туалета. Звучит абсурдно, но такова реальность, в которой нам приходится жить.
Влажная уборка с дезинфицирующими средствами в офисе должна проводиться каждый день. Особое внимание уделите контактным поверхностям: чаще всего прикасаются к дверным ручкам, выключателям и перилам, поэтому Роспотребнадзор советует обрабатывать их каждые 2-4 часа. Не забывайте о проветривании – эту процедуру нужно проводить не реже одного раза в два часа.
6. Обновите текущие программы и установите новые
По понятным причинам общие собрания и совещания теперь перешли в онлайн. Если ваша компания будет выезжать в офис по отделам, удобный сервис совместной работы поможет вам проводить встречи удаленно и оставаться на связи с членами команды, которые работают из дома. Например, Microsoft Teams позволяет не только организовать веб-конференцию, но и обмениваться файлами, получать к ним доступ вместе с коллегами в режиме реального времени. Услуга включена в подписку Microsoft 365 Business Standard и поставляется с премиум-версиями Word, Excel, PowerPoint и Outlook, а также 1 ТБ хранилища OneDrive и 50 ГБ почтового ящика.
Не забывайте про антивирусы: пока часть команды выполняет задачи с домашних компьютеров, стоит усилить защиту, чтобы конфиденциальные данные не попали в руки злоумышленников. Современные антивирусные решения способны защитить не только работающий ПК, но и мобильные устройства — если сотрудник потеряет выданный ему смартфон, антивирус заблокирует устройство и удалит всю ценную информацию.
В интернет-магазине Softline вы найдете программное обеспечение, компьютеры и комплектующие, а также необходимую для полноценной работы оргтехнику. Softline — официальный поставщик продуктов Microsoft и партнер 3000 производителей программного и аппаратного обеспечения. Если у вас возникнут вопросы, поможет круглосуточная техническая поддержка - все покупатели магазина получают к ней бесплатный доступ после покупки.
Обновление программного и аппаратного обеспечения