Этот материал является продолжением статьи "Как навести порядок и все успевать: полное руководство по системе ГТД". Во-первых, стоит с ним ознакомиться, так как многие используемые понятия там подробно объясняются.
Эта статья представляет собой пошаговое руководство о том, как применять GTD в реальной жизни. При написании я придерживался следующих принципов:
- Универсальность. Описанные здесь идеи универсальны, и с их помощью каждый построит для себя систему GTD, которая будет работать именно с теми сервисами, к которым он привык.
- Простота. Система должна быть интуитивно простой в использовании. Минимум времени и сил следует тратить на ввод и обработку информации, а также на планирование следующих шагов. Только тогда система будет работать в долгосрочной перспективе и даже после длительных перерывов: например, если вы уедете в отпуск на месяц, то по возвращении сможете восстановить свой подход к ведению дел.
- < strong>Надежность. Самое главное — быть уверенным в своей системе, а именно в том, что вы не забудете ничего из того, что запланировали, потому что увидите напоминание в нужный момент.
- Концентрация на важном. Система должна помочь вам сосредоточиться как на том, что вы делаете сейчас, так и на тех вещах, которые важны в долгосрочной перспективе.
- Веселье.< /strong> Система управления делами и задачами должна приносить вам удовольствие. Например, когда вы лежите на диване после тяжелого рабочего дня с телефоном в руках, вычеркиваете из списка выполненные задачи и получаете от этого истинное удовольствие. Особенно, когда это визуализируется как растущий график вашей продуктивности.
5 основных этапов системы GTD
Этап 1. Сбор информации
Нужно собрать абсолютно все дела, даже самые мелкие, тогда наше сознание будет ясным и мы будем действовать максимально продуктивно.
Вот почему стандартные списки дел не работают, потому что большинство людей зачастую записывает только самое важное, а сотни задач не столь важных не берутся в расчет. счет вообще. Но именно такие мелкие задачи, регулярно напоминающие о себе, задействуют значительную часть ресурсов мозга и создают дополнительные переживания, приводящие к усталости и стрессу.
Один из важных принципов системы GTD — полностью выгрузить все задачи из головы и уложить их в надежную систему, которая поможет вспомнить важные вещи в нужный момент.
Также нужно учитывать, что должно быть минимальное количество корзин для сбора входящей информации. В идеале один. Тогда его будет легче обрабатывать.
Этап 2. Обработка информации
На этом этапе мы обрабатываем информацию, которая находится в нашем почтовом ящике. Есть три варианта того, как мы можем действовать на этом этапе:
- Отметить задачу как «Действие», указав следующий шаг для ее выполнения и крайний срок. Вы можете опустить крайний срок, если вы еще точно не знаете, когда задача должна быть выполнена.
- Переместите информацию в Каталог, если вы этого не знаете. с ней нужно что-то делать, но она может пригодиться в будущем.
- Удалите информацию, определив ее как «Мусор»: то есть с ней ничего делать не нужно и она не будет пригодится в будущем.
Этап 3. Организация действий
Все действия проходят через следующую воронку.
Фильтр 1 — Отсечение
Спросите себя: мне действительно нужно выполнить это действие? Если сомневаетесь, удалите.
Фильтр 2 — "Делегирование"
Задайте себе вопрос: если это нужно сделать, то неужели это должен сделать лично я? Если нет, делегируем и указываем ответственного, конечный результат, промежуточные этапы контроля (узловые точки) и срок.
Если действие должно быть выполнено вами, переходите к следующему фильтру.
Фильтр 3 — "Действие"
Спросите себя: займет ли это занятие больше 2-5 минут? Если нет, сделайте это сейчас и очистите голову. Если да, введите его в систему.
Действия в системе могут быть следующих типов.
"Следующие действия" – это простые задачи, состоящие из одного действия (позвонить, написать, посетить и т. д.). Например, акция «Поменяй зимнюю резину на дисках» будет состоять из следующих простых действий: позвонить и записаться в автосервис, назначить время в календаре, подъехать в автосервис в нужное время.
Такие действия удобно собирать в списки по месту и обстоятельствам (контекстные списки). Это может быть список «В магазине», где вы перечисляете все, что вам нужно купить, когда вы находитесь в магазине, или список «В кресле», где вы добавляете дела и задачи, которые вы можете выполнить после работы в своем кабинете. любимое кресло вечером. Или список «вопросов босса», в котором вы записываете все вопросы, которые у вас есть к боссу, чтобы вы могли решить их все сразу.
Все такие действия я обычно записываю либо в Google Календарь (встречи и мероприятия), либо в Todoist, облачный сервис, где удобно систематизировать задачи.
Скачать
Цена: Бесплатно
Скачать
Цена: Бесплатно
Скачать
Цена: Бесплатно
Скачать
Цена: Бесплатно
"Проекты" – это задачи, для выполнения которых требуется более одного шага. Чтобы проект сдвинулся с мертвой точки, нужно описать первые шаги по его реализации и оставить напоминание об этом в надежной системе. В результате проект превращается в цепочку простых действий, каждое из которых можно выполнить за ближайшие пять минут и получить результат.
Выкладываю проекты на карточки Trello. Карта является идеальным контейнером для проектов, куда вы можете поместить:
- описание и цель проекта;
- ссылки на другие документы о проекте;
- имена ответственных лиц;
- срок выполнения;< /li>
- контрольные списки с дальнейшими шагами;
- комментарии к проекту;
- необходимые файлы и т. д.
Скачать
Цена: Бесплатно
"Отложенные действия". Если мы не можем запланировать следующие действия без дополнительного события или информации (например, ждем, что друг пришлет номер телефона автосервиса, где мы можем выгодно поменять шины), мы добавляем такие действия в «Отложено». список. По желанию можно поставить напоминание о том, что нужно что-то проверить.
Такие списки дел также могут быть структурированы как контекстные списки. Например, составьте список задач, назначенных вашему помощнику.
Список когда-нибудь содержит вещи, которые не требуют активных действий сейчас, но которые мы хотели бы сделать в будущем.
Может быть:
- книги, обучающие видео и курсы, которые вы хотите купить;
- полезные навыки, которыми вы хотите овладеть; < li>места
- что купить.
Вам нужно периодически просматривать этот список, делать заметки и превращать их в цели, к которым вы будете стремиться.
Этап 4. Регулярная проверка
Для работы системы необходимо регулярно пересматривать основные задачи и проекты, чтобы удалять те, что уже не актуальны, а новые сортировать по приоритету и отправлять в работу.
Чтобы такая проверка проводилась регулярно, следуйте этим советам:
- Выделите в своем расписании 30–60 минут для проверки (на начальном этапе будет достаточно одного раза в неделю).
- Создайте контрольный список или план такой проверки, в котором прописана последовательность ее выполнения. что это после. Этот план не должен быть слишком сложным, а просмотр не должен занимать у вас слишком много времени, иначе вы просто не будете делать его регулярно.
Ниже приведен пример моего контрольного списка еженедельных обзоров. Сделал в формате шпаргалки с последовательностью действий, где изображены услуги/документы, которые я просматриваю. Вы можете оформить его как обычный список или нарисовать от руки подходящую диаграмму.
Распечатайте четыре из этих контрольных списков на месяц. Во время еженедельного обзора возьмите один из них и вычеркните выполненные пункты из списка. Это простое упражнение будет мотивировать вас продолжать делать эти обзоры.
Этап 5. Действия
Когда план на неделю составлен, то остается действовать. Избегайте одной из самых больших ошибок, которую допускают новички при работе с системой GTD, когда слишком много времени тратится на организацию задач вместо их фактического выполнения.
Вот несколько советов, которые сделают ваши действия более эффективными.
- Составьте план на день на основе плана на неделю. Разбейте свой день на блоки, посвятив 2-3 блока важным делам и посвятив пару блоков другим задачам. Продолжительность блоков в среднем составляет 60–120 минут. Между блоками вставляйте свободное время для непредвиденных дел.
- Работайте по системе Pomodoro, для этого вы можете установить таймер на телефоне. Суть его проста: через каждые 25-30 минут работы делайте перерыв на пять минут, а после третьего рабочего блока - более длительный перерыв (15-30 минут). В результате получается три блока по 30 минут каждый с перерывами по пять минут, за которыми следует длинный перерыв на 15–30 минут. Таких циклов можно проводить 2-4 в день, в зависимости от того, как часто вы отвлекаетесь.
- Во время блоков с важными делами старайтесь не отвлекаться на других людей и посторонние звуки (для этого можно повернуть в наушниках под специальную музыку для концентрации внимания).
- Определите, когда уровень вашей энергии достигает пика (например, с 7 до 9 утра), и делайте самые важные дела. вещи в это время, которые приближают вас к вашим личным целям.
- Не планируйте слишком много важных дел на день: 1-3 достаточно. Важно, чтобы в конце дня, посмотрев на вычеркнутые в вашем плане дела, вы остались довольны и составили столь же реалистичный план на завтра.