Малым бизнесом легко управлять. Например, копирайтеру нужно вовремя сдавать проекты, и все у него будет хорошо. Если речь идет о крупной компании с сотрудниками, поставщиками и большим количеством клиентов, то сложности начинаются с учета денег.
К сожалению, руководитель не всегда растет вместе со своей работой. Обязательств у него все больше и больше, а он по-прежнему все держит в голове и распоряжается деньгами как придется.
Когда руководитель не контролирует поступления и списания со счета, он рискует остаться без денег. Нам нужно платить зарплату, аренду, покупать товары, а средств нет. Приходится брать кредиты или продавать недвижимость. Ситуация, когда у компании временно нет денег, называется кассовым разрывом. Поговорим о трех основных причинах, почему это происходит.
Расходы не запланированы
Представьте, что вы владелец кафе. Вы заплатили заработную плату, расплатились с поставщиками, и у вас нет долгов по аренде или налогам. Вроде все нормально, на счетах еще 200 тысяч рублей осталось. Вы решаете инвестировать в развитие и оплачиваете курсы шеф-повара и су-шефа.
Через несколько дней к вам приходит человек из отдела доставки и говорит, что ему нужно 50 тысяч на обслуживание автомобиля. Это плановый расход, но вы о нем забыли. Денег на это нет - вот и кассовый разрыв.
Как не попасть в кассовый разрыв
Вам необходимо вести календарь платежей. Это такая таблица, куда вносятся все плановые расходы со счета и поступления на него. Так вы увидите, будут ли периоды, когда на счетах не будет денег. Лучше всего составлять платежный календарь в начале месяца.
Слишком много ушло
Часто собственники выводят из бизнеса слишком много денег, не думая, что эти средства пригодятся в будущем.
Представьте, что у вас есть мебельный магазин. Была проведена успешная рекламная кампания, поступило много предзаказов, появились деньги в прокате. Вы решаете вознаградить себя за упорный труд и покупаете последний MacBook. А потом перечисляли деньги поставщикам мебели, платили зарплату продавцам, оплачивали склад. Средств не осталось, а еще нужно заплатить грузчикам и водителям, которые доставили мебель сверхурочно. Макбук придется продать.
Как не попасть в кассовый разрыв
Вы должны сначала рассчитать чистую прибыль, а потом тратить деньги на себя. Чистая прибыль – это разница между выручкой и переменными и постоянными затратами, налогами, кредитами, амортизацией. Вы можете взять не более чистой прибыли. А лучше иметь поменьше, чтобы оставалось на развитие бизнеса.
Сроки проекта отложены
Представьте, что вы руководитель ремонтной бригады из четырех человек. Вы берете заказ на ремонт квартиры на 500 тысяч и договариваетесь о трехэтапной оплате: 200 тысяч сразу за материалы, 200 тысяч после приемки объекта и 100 тысяч в месяц.
Вы планировали, что выполните заказ за 30 дней, поэтому договорились с рабочими о месяце работы и оплате по 50 тысяч каждому. Рабочие закончили вовремя, а клиент отсутствовал. Рабочие согласились подождать. Через неделю пришел заказчик и начал все тщательно проверять. Затем он пригласил специалистов для согласования перепланировки. Это заняло еще неделю. Все это время рабочие звонили и требовали деньги. А платить было нечем - был кассовый разрыв.
Как не попасть в кассовый разрыв
Необходимо взять предоплату, которой достаточно для выполнения всех обязательств. Также стоит прописать в договоре сроки, в течение которых заказчик должен принять или отклонить проект.
И другие ситуации
Сценариев кассового разрыва очень много. Деньги могут застрять в дебиторской задолженности: вы дали клиенту льготный период и ждете с пустой кассой, когда он все-таки заплатит. Иногда кассовый разрыв может произойти не по вине предпринимателя. Например, в сфере общепита можно получить плохого поставщика или списать много товара.
Чтобы избежать этих проблем, подготовьте подробный бюджет проекта и спланируйте расходы. На случай кассового разрыва у вас всегда должна быть кассовая подушка безопасности. Старайтесь держать запас денег на 1-2 месяца работы.