Разработчики умных часов и фитнес-браслетов закрыли проблему подсчета результатов спортивных тренировок, и Microsoft, похоже, намерена сделать то же самое для офисной работы. В его облачном продукте Office365 появился модуль, который скрупулёзно собирает данные о личной продуктивности пользователя и выявляет «фиктивные» активности, которыми можно полностью пренебречь.
Речь идет о программном модуле Delve Analytics, который недавно стал частью Office365 и доступен на самом функциональном тарифном плане Е5. Это стартап Delve, купленный Microsoft несколько лет назад. Как самостоятельный продукт Delve мало чем отличался от других тайм-трекеров. Но после интеграции с облачным пакетом Office365 научился собирать информацию об активности пользователей, анализировать ее и предоставлять результаты анализа в наглядном виде.
Для тех, кто много работает с офисными приложениями, Delve Analytics (теперь MyAnalytics) выполняет ту же роль, что и фитнес-браслет для спортсменов. Он помогает разобраться, в каких типах «упражнений» (читай — рабочих задач) вы достаточно продуктивны, а где ваша производительность оставляет желать лучшего. Мы выбрали пять основных функций MyAnalytics, которые помогут вам быть более продуктивными и, что более важно, меньше переутомляться в повседневной работе.
Почта
Офисные работники тратят от 60 до 80% своего времени на работу с электронной почтой. Анализируя этот процесс, MyAnalytics отслеживает две основные метрики: время, затраченное на работу с почтой, и скорость, с которой осуществляется общение по электронной почте.
Помимо соотношения прочитанных и непрочитанных писем (привет всем чемпионам пустых почтовых ящиков), программный модуль вычисляет примерное время, которое вы потратили на чтение и отправку писем, исходя из средних значений: на каждое отправленное письмо отводится 5 минут, 2,5 минуты за каждую прочитанную минуту. Время использования электронной почты учитывается для всех устройств, включая ноутбуки, планшеты и смартфоны. Это большой бонус, за который следует благодарить кроссплатформенность Office365.
Самое интересное. MyAnalytics может отслеживать электронную почту ваших респондентов. С одной стороны, он показывает, сколько писем, которые вы отправляете, были прочитаны получателями. С другой стороны, он позволяет судить о том, насколько быстро получатели реагировали на эти сообщения. Если вы руководитель и от эффективности общения по электронной почте зависит продуктивность вашей команды, эта функция как минимум не лишняя.
Встречи
О целесообразности всевозможных совещаний написано огромное количество книг, а общего мнения по этому вопросу до сих пор нет. Каждый решает сам. Однако трекер производительности и здесь может дать пищу для размышлений. Подсчитывается общее время, проведенное на встречах.
Самое интересное. Эта функция умеет подсчитывать время, проведенное пользователем в режиме многозадачности. Скажем, во время встречи вы активно отвечаете на письма — хоть с компьютера, хоть со смартфона. MyAnalytics фиксирует этот факт и отражает его в отчете. Если процент таких многозадачных совещаний в вашем расписании совещаний значителен, стоит задуматься, так ли важны те совещания, на которых вы находите время для написания электронных писем?
Полезное время
Хорошее время — такой антагонист времени, проведенному на собраниях. Примечательно, что активность электронной почты также относится к полезному времени, так как для очень многих руководителей их работа заключается в том, чтобы правильно и четко ставить задачи подчиненным. И часто такое письмо требует достаточно глубокого изучения. Иногда даже двух часов недостаточно.
Изюминка. Создатели MyAnalytics считают, что ценным временем являются два и более часа между встречами, которые пользователь посвящает выполнению прямых обязанностей. Чтобы ваша производительность не пострадала, имеет смысл помнить об этом факте при планировании рабочих встреч.
Сотрудничество
Еще один полезный раздел посвящен вопросу внутрикомандного взаимодействия. Трекер на основе исторических данных формирует группу сотрудников, с которыми вы проводите много времени на встречах, ведете активную переписку и быстро отвечаете на их письма.
Например, когда вы смотрите на MyAnalytics, вы видите, что в ваших постоянных контактах есть люди из одного отдела, но на разных должностях. И со всеми из них вы ведете переписку, и темы писем часто пересекаются. В обычном почтовом клиенте эту тенденцию не всегда можно увидеть. Получив в свое распоряжение такую статистику, пользователь как минимум задумается о том, как сделать общение с коллегами не таким массовым, но в то же время эффективным.
Выделить. Если вы руководитель, функция анализа совместной работы поможет вам понять, достаточно ли общения с вашими подчиненными. Часто это знание помогает не потерять ценных сотрудников, которые чувствуют, что руководитель (то есть вы) не уделяет им и результатам их труда должного внимания.
Внеурочное время
Как следует из названия, эта часть функциональности MyAnalytics помогает понять, как мало «минутных» отвлекающих факторов растягивают ваше рабочее время. Например, когда вы проверяете рабочую почту по дороге из офиса в такси, сразу после пробуждения или просто на выходных, чтобы убедиться, что нет «пожара».
Самое интересное. Функция постановки целей, которая также реализована в MyAnalytics, отлично вписывается в отслеживание сверхурочной работы. Если вы хотите найти баланс между работой и личной жизнью, поставьте цель по количеству часов, которые вы проводите вне школы в неделю. Цели можно устанавливать в любой из пяти областей мониторинга MyAnalytics. Но, на наш взгляд, именно в ограничении лишних часов и заключается главная ценность этого трекера для пользователя — научиться упаковывать активность в рамки рабочего дня и уважать время коллег, которые могут быть не всегда комфортно читать ваши письма и думать о поставленных задачах во внеурочное время. время.
Вместо заключения
Как видите, MyAnalytics придуман вовсе не для того, чтобы победить прокрастинацию. Наоборот, он ориентирован на достаточно мотивированных людей, умеющих работать, но которым не мешало бы знать, из какой области работы с офисными приложениями можно выжать еще несколько процентов личной эффективности.