1. Удобное планирование задач
Допустим, вы занимаетесь онлайн-заказами. Успех в этом бизнесе во многом зависит от соблюдения сроков: вовремя получить товар со склада, успеть доставить его в точки раздачи и оповестить покупателей. Эти и десятки других процессов должны выполняться параллельно. Уследить за всеми в режиме реального времени непросто. Чтобы работа была сделана и сроки не горели, нужно уметь правильно ставить задачи. Для контроля всех задач и поручений есть бесплатный менеджер задач Битрикс24 с набором инструментов для планирования и эффективного командного взаимодействия.
Чтобы понять, как это работает, давайте представим, что вы планируете расширять географию – открывается новый пункт самовывоза. Создайте проект в Битрикс24, добавьте команду и поставьте отдельные задачи. Например, эти:
- Оформить договор аренды.
- Найти подрядчиков и провести косметический ремонт.
- Запустить логистическую систему для отслеживания доставки товара.
- >Настройте приложение для оповещений клиентов.
- Наймите персонал.
Добавьте к каждому пункту ответственного исполнителя, прикрепите необходимые документы и описание задачи, а также установите сроки — и вот работа уже началась.
2. Контрольный список с подзадачами
Объемную задачу в Битрикс24 легко разбить на конкретные шаги. Возвращаясь к предыдущему примеру, в ремонте пункта выдачи задействовано много сотрудников. Нужно найти подрядчиков, закупить материалы, продумать дизайн и подобрать подходящую мебель. На каждый этап исполнитель общего задания может назначить ответственного, который будет делиться результатами работы над заданием. Вы также можете прикреплять к подзадачам необходимые документы и устанавливать сроки.
Проект со множеством ответвлений превратится в целую экосистему, в которой каждый участник четко осознает свою зону ответственности. На этапе общего планирования легко упустить важную, но не очевидную задачу. Но в ходе разделения на подзадачи «потерянная часть» быстро встанет на свои места в системе, а значит, удастся избежать неприятных сюрпризов в процессе работы.
3. Различные режимы визуализации задач
Чтобы ваш бизнес был более эффективным, а процессы не пересекались, найдите удобный способ визуализации своей работы. В Битрикс24 можно выбрать календарь, формат стикера со сроками, линейный список или диаграмму Ганта. Для построения диаграммы нажмите на кнопку «Ганта» в главном меню задач. Задачи будут преобразованы в горизонтальные блоки, растянутые на сетке календаря. В таком виде легко отследить, сколько процессов запущено для каждой конкретной задачи и как они выполняются. При наведении на блок сразу появится информация об исполнителях, режиссере, сроках и приоритете задачи.
В режиме «Мой план» каждый сотрудник увидит свой индивидуальный канбан, в котором легко выбрать, какие столбцы создавать и как распределять между ними задачи. Добавляйте вехи, назначайте дополнительные сроки — эти действия не будут отражаться в основной задаче, а уведомления об изменениях никого не побеспокоят.
4. Scrum подходит для проектов, где важна гибкость
В режиме Scrum вы можете распределять роли внутри команд и двигаться к цели небольшими итерациями. Дробный и адаптивный скрам-подход подходит для управления проектами, в которых изменения неизбежны, а на старте нет четкого плана. Например, в разработке программного обеспечения не всегда можно предсказать, как будет развиваться процесс. Скрам поможет команде быстро изменить направление работы, даже если ей придется пойти по диаметрально противоположному пути. Такой формат будет высоко оценен не только в IT-сфере, но и в производстве, event-индустрии, строительстве — любых сферах, где в работе есть непредсказуемые переменные. В Битрикс24 можно бесплатно создать пять Scrum-команд — систематизировать большие цели и глобальные бизнес-планы.
5. Сосредоточьтесь на главном
В любом проекте важно понимать, какие задачи срочные, а какие не требуют мгновенного ответа. Когда скапливается гора задач, руководителю сложно контролировать сроки, а сотрудникам расставлять приоритеты. В Битрикс24 вы можете отслеживать статусы задач с помощью удобного фильтра. Для настройки нужно открыть раздел «Задачи и проекты», с помощью панели навигации отсортировать задачи по ролям: «Выполняю», «Помогаю», «Поручено», «Руководлю». Рядом с каждой ролью есть цифры — счетчики, которые подскажут, какие задачи просрочены, какие не просмотрены, какие требуют контроля или оказались без срока. Так ни одна задача не останется без внимания и все будет выполнено без задержек.
6. Мобильное приложение
С мобильным приложением Битрикс24 офис уместится в смартфоне: создавайте задачи прямо из сообщений и комментариев в чатах и совершайте видеозвонки на ходу. Планировщик в мобильной версии выполнен в виде списка дел: можно расставлять приоритеты задач, назначать сроки и статусы, делегировать задачи в пару кликов. И конечно, так же легко будет ставить и контролировать задачи. С приложением Битрикс24 вы всегда на связи с командой, а чтобы не пропустить ни одного дедлайна или ни одной встречи, синхронизируйте календарь Битрикс24 с обычным календарем на смартфоне.
7. Все инструменты в одном сервисе
«Битрикс24» позволяет вести всю работу с командой и клиентами на одной платформе. Не нужно отвлекаться на переписку в сторонних сервисах — обсуждайте дела во встроенном мессенджере. Отправляйте голосовые сообщения, настраивайте реакции на сообщения, создавайте видеовстречи и проводите планерки — Битрикс24 удовлетворит любые потребности компании. Вы можете отслеживать удобное время для внутренних встреч в едином календаре — в Битрикс24 видно, какой слот свободен для всех участников. А если вам нужно пригласить клиентов или партнеров, просто отправьте им ссылку на встречу для входа в любой удобный мессенджер или электронную почту.
Также с «Битрикс24» удобно обмениваться файлами с коллегами через рабочий диск, не беспокоясь о сохранности документов. И ничего не потеряется, ведь все важные записи звонков, договора, регламенты и списки будут собраны в едином виртуальном пространстве. А многофункциональная CRM-система поможет автоматизировать продажи и сохранить всю информацию о клиентах, включая переписку в социальных сетях.
С корпоративной «Базой знаний» храните инструкции и руководства в одном месте, чтобы сэкономить время на обучение новичков в будущем. А еще в Битрикс24 есть новостная лента — можно оперативно информировать сотрудников о достижениях компании, устраивать опросы и отправлять благодарности и поздравления коллегам.
Итак, «Битрикс24» — это полный набор инструментов для бизнеса, который предоставляется бесплатно:
- избавит от рутины руководителей и сотрудников,
- вовремя напомнит о поручениях,
- предоставит компании комфортное виртуальное офисное пространство,< /li>
- поможет контролировать и планировать задачи,
- повысит эффективность коммуникации внутри команды и с клиентами,
- позволит избежать ошибок в оценке сроков и трудозатрат затрат,
- автоматизировать бизнес-процессы.