1. Модель онлайн-кассы не внесена в реестр налоговой службы
Онлайн-кассы появились в 2017 году. Как их применять, какими они должны быть и что уметь, указано в федеральном законе № 54. Там же сказано, что пользоваться можно только онлайн-кассами, которые входят в официальную регистр. Если устройства, которое вы собираетесь купить, в нем нет, вы не сможете вести бизнес на законных основаниях. Касса не передаст данные в налоговую, и вам придется заплатить штраф. Согласно 54-ФЗ, за непригодную технику должностное лицо должно заплатить до 3 000 рублей, а за юридическое лицо – до 10 000 рублей. А при повторном нарушении закона бизнес может быть остановлен на 90 дней.
Сейчас в реестре ФНС числится 168 онлайн-касс. Узнать, входит ли устройство в этот список, можно на сайте налоговой службы. Есть специальный раздел «Проверить ККТ». Вам нужно только выбрать название модели из предложенного списка и ввести серийный номер. Эти данные можно найти на упаковке и на задней панели устройства.
Кассы различаются по типу:
- Кнопочные кассы - аналогичны обычным кассам: имеют небольшой экран и клавиатуру. Как правило, его нельзя интегрировать с внешними программами. Для настройки и обновления требуется помощь специалиста.
- Фискальный регистратор — записывает данные о совершенных транзакциях и распечатывает чеки. Не может работать самостоятельно — требуется смартфон, планшет или компьютер.
- Умные терминалы — это устройства с сенсорным экраном, похожие на смартфон или планшет. Бывают как мобильные, так и стационарные. Легко настраивается самостоятельно, обновляется автоматически, можно подключать другие программы.
Выбрать смарт-терминал
2. Онлайн-касса не подключается к системе инвентаризации
Современная касса должна быть подключена к системе инвентаризации. Это позволит полностью автоматизировать торговые процессы от приемки товара до продажи или списания. Также программа помогает контролировать остатки и движение товаров, анализировать доходы и расходы. Например, система товарного учета МТС «Кассы» формирует более 40 отчетов о продажах, включая средний чек, рейтинг популярности товара, динамику продаж и валовую прибыль.
Кроме того, с МТС Касса вы можете удаленно контролировать сотрудников: проверять, во сколько они открывают и закрывают смену, сколько продаж и возвратов совершают в день, какую выручку приносят. Мотивация кассира рассчитывается автоматически. В системе инвентаризации можно запускать акции и скидки, генерировать бонусные карты или сертификаты.
При интеграции кассового аппарата и системы инвентаризации могут возникнуть проблемы, если они созданы разными брендами. Поэтому лучше брать кассу с родной программой.
Треть клиентов МТС уже пользуются системой инвентаризации МТС «Касса». Благодаря грамотному использованию аналитики, позволяющей создать успешную маркетинговую стратегию и усилить контроль над торговлей, их прибыль увеличилась на 15%.
3. Обновления ПО платные и требуют помощи специалиста на месте
54-ФЗ, как и любой другой закон, может редактировать и вводить новые требования к онлайн-кассам. Программное обеспечение должно им соответствовать, иначе будут проблемы. Одним из последних примеров является изменение ставки (ФЗ № 303) налога на добавленную стоимость: на начало 2019 года она увеличилась с 18% до 20%. Поэтому те, кто не смог обновить кассу на новый курс, печатали чеки с неверными данными, а это нарушение закона.
В 2019 году началось внедрение маркировки продукции. По словам чиновников, в ближайшие годы он появится на всех видах продукции. Уже есть маркировка на алкоголе, табаке и меховых изделиях. Позже в 2019 году он появится на лекарствах, камерах, одежде, парфюмерии и шинах. В феврале 2020 года будет запрещен оборот немаркированной обуви. Каждый новый шаг маркировки потребует обновления программного обеспечения. Для соблюдения правил необходимо передавать онлайн в национальную систему «Честный знак» факт продажи каждого отмеченного товара. Если онлайн-касса не сможет отсканировать и передать код маркировки, продажа будет признана незаконной, а вас оштрафуют на сумму до 300 000 рублей.
Информация о маркировке товара должна отображаться в реквизите «Код товара» кассового чека. Он действителен для всех продуктов. Если товар не имеет официальной маркировки, ему прописывается номер товарной позиции, который определяется в соответствии с единой базой данных ТН ВЭД. Сейчас это правило распространяется только на ряд предпринимателей, но с 2021 года согласно 54-ФЗ «Кодекс товара» станет обязательным реквизитом для всех. Работать с товарами в этом формате на автономных кассах неудобно и затратно, так как требуется подключение к компьютеру и соответствующие настройки. Кроме того, на таких устройствах сложный процесс занесения товаров в справочник с присвоением каждому индивидуального кода. Вводить даже несколько рубрик сложно, поэтому скоро кнопочные кассы точно придется менять на другие устройства.
Чтобы не заморачивать голову, выбирайте смарт-терминал, который автоматически обновляет ПО и работает с номенклатурой даже маркированных товаров без подключения к компьютеру. Тогда не получится, что программа уже устарела, а вы стали нарушителем, сами того не заметив. Обязательно спросите о стоимости обновления программного обеспечения. Бывает, что нужно платить за каждое обновление прошивки, а иногда можно сразу заплатить за годовую лицензию.
На кассах кнопочного типа программное обеспечение сложно обновить и только с помощью специалиста. За доведение кнопочной кассы до актуального состояния иногда приходится платить баснословные деньги. Иногда дешевле купить новый.
4. Онлайн-касса с платным и не круглосуточным обслуживанием
Онлайн-касса имеет функции, в которых сложно разобраться с первого раза. Можно методом проб и ошибок: нажимать кнопки, открывать программы и надеяться, что в итоге все получится. Но тогда есть шанс навредить себе.
Например, в прошлом году многие предприниматели блокировали фискальный накопитель (ФН) при активации кассового аппарата из-за введения неверных цифр. В итоге их самостоятельность привела к дополнительным расходам: покупка и замена ФН обходится примерно в 10 тыс. руб.
Специалисты консалтинговой и технической службы могут помочь вам разобраться в онлайн-кассе. Убедитесь, что он есть у производителя вашего устройства. И самое главное, за это не нужно доплачивать. В противном случае, пока вы изучаете технику, наберется серьезный балл.
Убедитесь, что техническое обслуживание доступно 24/7. В некоторые компании за консультацией можно обращаться только в рабочие дни с 9:00 до 18:00. Будет сложно, если вы будете работать до 22:00 или ночью. Сломалась касса, а ремонтники уже разъехались по домам.
5. Заказ неизвестного или небольшого бренда
Когда вы покупаете устройство у небольшой компании, вы можете столкнуться с такими проблемами, как:
- Дорогие детали. Онлайн-касса, как и любое другое оборудование, может сломаться. Если детали производятся в небольших объемах, замена может быть дорогостоящей. Неприятно, когда замена фискального накопителя стоит дороже самой онлайн-кассы.
- Отсутствие партнерских сервисных центров. Ремонт на дому или в частных сервисах может занять недели. В этом случае вы потеряете возможный доход.
- Сложная настройка ПО. Может случиться так, что вам придется открывать кассу для перепрошивки, а это дополнительное время и риски.
Что получилось
Рынок онлайн-наличных огромен. Устройства отличаются ценой, функциональностью, стоимостью обслуживания и удобством. Перед покупкой сравните все эти показатели и выберите для себя оптимальный вариант. Больше всего проблем принесут онлайн-занятия кнопочного типа: они хоть и несколько дешевле смарт-терминалов, но их сложно обновлять, подключать к дополнительным услугам и подстраивать под изменения законодательства. Они прослужат меньше, а их обслуживание будет стоить дороже.
С кассами МТС у вас не будет этих проблем. Они внесены в реестр ФНС, работают с кодами, имеют собственную инвентаризацию, обновляются автоматически и бесплатно. А в случае чего есть круглосуточная бесплатная техподдержка и большая сеть партнеров и сервисных центров, которые быстро решат проблему. Оборудование покупать не обязательно: кассу можно арендовать.
Выберите онлайн-кассу