Мелкие расходы и нерегулярные расходы очень часто не учитываются, но в сумме за год они соизмеримы с постоянными расходами. Постоянные затраты предприятия - это налоги, заработная плата, арендная плата. Эти суммы включаются в бюджет в первую очередь.
Возьмем, к примеру, компанию из пяти человек в Великом Новгороде.
- Офис 30 м² при аренде 400 рублей за м² составляет 12 000 рублей в месяц.
- Если в арендную плату не включены коммунальные услуги, то за воду добавится около 2 000 рублей и электричество.
- Интернет и телефония - по тысяче рублей за каждую точку.
- В офисных центрах установлена сигнализация, поэтому дополнительную охрану в расчеты не включаем, а если надо, то охрана диспетчерской стоит около 3000 руб в месяц.
- Пять сотрудников с окладом 30000 руб. Итого это 195 300 рублей: 150 000 рублей + 30,2% (или 45 300 рублей) отчисления:
- 22% - в Пенсионный фонд;
- 2,9% - в Фонд социального страхования;
- 5,1% - в Фонд обязательного медицинского страхования;
- 0,2–8,5% - взносы за травмы (чем выше класс риска , тем выше ставка, веб-студия, например, заплатит минимум).
Итого получаем 241 300 рублей постоянных затрат в месяц.
В некоторых компаниях еще есть ежемесячный маркетинговый бюджет, но в малом бизнесе эта статья расходов часто бывает случайной. Об остальных тратах обычно забывают напрочь, из-за чего к концу месяца денег может просто не хватить. Давайте разберемся, сколько денег тратится на бытовые нужды компании и зачем их планировать.
Связанные с домашними расходами
1. Канцтовары
Часто траты на мелкие письменные принадлежности не замечают, покупая их «между делом».
- Бумага — 500 рублей в месяц.
- Блокноты — 1000 рублей в квартал (~333 рубля в месяц).
- Ручки — 2000 рублей в год (~166 рублей). рублей в месяц).
- Доски (магнитные, пробковые) — 3000 рублей в год (250 рублей в месяц).
- Маркеры — 200 рублей в месяц.
- Визитки - 1000 экз., 1000 руб. в год.
- Буклеты, флаеры - 1000 экз., 3000 руб. в год.
- Кружки, футболки - 10 шт. наборы, 2000 руб. в год.
- Календари, бейджи, магниты, брелоки - 100 штук на выбор, 1000 руб. в год.
- Вода - 10 бутылок (18,9 л) в месяц по 150 рублей, итого 1500 рублей.
- Сливки или молоко - 1000 рублей в месяц (одна упаковка по 100 рублей на три дня).
- Кофе и чай — 3000 рублей в месяц.
- Печенье — 1000 рублей (1 кг на три дня).
- Фрукты (яблоки, бананы, груши) — 3000 рублей в месяц (1 кг в сутки).
- Заправка принтера раз в месяц - 300 руб.
- Ремонт сантехники раз в полгода - 2000 руб.
- Ремонт (или чистка, или мелкая доработка) компьютеры один раз в год - 2000 руб. за каждый компьютер. Предположим, что в компании их пятеро.
- Ремонт (или покупка, если ремонт нерационален) мебели - 3000 руб. в год.
- Поездки по городу - 15 в месяц, одна поездка - 200 рублей, всего 3000 рублей в месяц.
- Поездки в другой город 1 раз в месяц - 1000 рублей. < /ул>
- Доставка договоров по городу пять раз в месяц за 150 рублей, всего 750 рублей в месяц.
- Доставка договоров в другой город два раза в месяц за 250 рублей, всего 500 рублей за месяц.
- Доставка сувениров партнерам четыре раза в год по 2000 рублей, всего 8000 рублей в год.
- Доставка мебели в офис или другие курьерские службы - 600 рублей в год.< /ли >
- Курсы повышения квалификации по 3000 рублей для каждого сотрудника один раз в год - 15000 рублей в год.
- Вебинары раз в полгода для всех - 2000 рублей в год.
- Литература для офисной библиотеки - одна книга по 300 руб. каждые три месяца, 1200 руб. в год.
- аренда зала — 15 000 руб.
- организация кофе-брейка — 5 000 руб.
- выдача раздаточных материалов — 3 000 руб.
- оформление зала помещения — 4 000 руб.
- оплата рекламы мероприятия — 10 000 руб.
- Создайте таблицу, в которую будете вносить расходы. Введите заголовки («Канцелярские товары», «Еда», «Образование» и т. д.) и обозначьте расходы.
- Назначьте ответственного, чтобы один человек распоряжался деньгами. С ним остальные будут согласовывать все расходы (или даже брать с него подотчетные деньги).
- Собирать и хранить все чеки. Так вы сможете перепроверить сумму или уточнить статью расходов.
- Заведите корпоративную карту и оплачивайте все, что можно картой или по договору счета – так вы избежите путаницы с наличными и чеки.
Итого: около 1450 рублей в месяц, 17400 рублей в год.
2. Айдентика, сувениры
Затраты на их производство следует отнести к затратам на сбыт, если они предусмотрены в бюджете. Если нет, то его тоже можно отнести к бытовым.
Итого: ~580 рублей в месяц, 7000 рублей в год.
3. Закуски
Речь не идет о полноценном питании, бизнес-ланчи чаще всего каждый оплачивает сам. Но если у вас корпоративный обед включен в социальный пакет, учитывайте, конечно.
Итого: 9 500 рублей в месяц, 114 000 рублей в год.
4. Ремонт и обслуживание
Ремонт компьютеров, помещений, мебели, обслуживание оргтехники. Требуется не слишком часто, получается не очень дорого, но все же.
Итого: ~1700 рублей в месяц, 20 600 рублей в год.
5. Транспорт
Если персонал добирается до работы самостоятельно, это, конечно, не нужно списывать на расходы предприятия. Но вы или коллеги ходите на встречи и другие мероприятия, в магазины или на склады. Следите за расходами на бензин (а также на мойку и дворники, если поездка долгая) и на такси.
Итого: 4 000 рублей в месяц, 48 000 рублей в год.
6. Логистика
Это включает в себя доставку всех видов.
Итого: ~2 000 рублей в месяц, 23 600 рублей в год.
7. Обучение
Итого: ~1 500 рублей в месяц, 18 200 рублей в год.
8. Программное обеспечение
Даже если вы в основном используете бесплатное программное обеспечение, все равно иногда нужны специализированные коммерческие программы. Это тоже статья расходов вашей компании, вам не нужно выделять деньги на требуемый софт из кармана руководителя.
Предположим, что на компьютерах Linux, а вместо Microsoft Office — OpenOffice, то есть компания не платит за обычный офисный софт. Скорее всего, вам понадобится хотя бы одна программа для дизайнера, или SEO-специалиста, или бухгалтера, или видеоредактора, или маркетолога. Это может стоить от 1000 рублей в год до 5000 рублей в месяц. Возьмем среднюю сумму - 2 500 рублей в месяц, 30 000 рублей в год.
9. События
Вы можете сами организовать мероприятие: мастер-класс, семинар, конференцию, дегустацию, презентацию (часть расходов покроется за счет партнерских взносов). Или принять участие в чужом мероприятии – концерте, викторине, городском празднике, выставке или ярмарке. Десять тысяч единовременно выделить придется.
Даже если все спикеры на вашем мероприятии согласятся выступить бесплатно, а ваши сотрудники будут выступать в роли ведущих и модераторов, вам необходимо:
Всего: 37 000 рублей на мероприятие 1 раз в год. Частично покрыть расходы могут партнеры и спонсоры, поэтому предположим, что затраты нашей компании составили 15 000 руб.
Суммируем суммы по всем статьям за месяц и год.
Почти 25 000 рублей в месяц — это примерно столько же, сколько содержит одного штатного сотрудника на полставки (с учетом отчислений штатный сотрудник стоит 39 000 рублей), а 300 000 в год — это как подержанный седан. Такие расходы должны регулироваться. Перечислите свои расходы согласно предложенным пунктам. Можно перемещать необходимые суммы из одной статьи расходов в другую, при этом общий бюджет, отложенный в месяц на бытовые нужды, не должен превышаться. Через три месяца вы найдете закономерности и сможете более точно планировать.
Что поможет сэкономить деньги
1. Тщательный анализ затрат
Это первый способ сэкономить. Понимание того, на что тратятся деньги, значительно облегчает контроль.
2. Нормализация
Не бойтесь трат на мелкие расходы, главное понимать, что они есть. Ведите учет и закладывайте в бюджет, тогда в нужный момент деньги будут.
Подсчитайте свои средние ежемесячные расходы, а затем ограничьте свои расходы этой суммой, если она вам подходит. Если потери и перерасход очевидны, сократите расходы.
3. Выбор закупаемых ресурсов и поставщиков
Посмотрите, что можно купить дешевле без потери качества (канцтовары, товары, которые прослужат долго), и договоритесь о скидке как постоянный покупатель. Или даже купить все необходимое оптом.
Сувениры и раздаточные материалы бывают разных уровней. Сократить расходы можно примерно вдвое, если выбрать продуманные, а не «шикарные» варианты: визитки из обычного картона со стильным дизайном вместо роскошного тисненого крафтового материала, например.
Экономить на еде или нет — вопрос политики компании. Можно ограничиться минимумом припасов: вода, чай, кофе и печенье для гостей.