1. Определите, кто ведет собрание и для кого оно предназначено
В любой встрече чья-то цель должна быть достигнута. Этот человек должен направлять разговор. В нем освещаются задачи встречи и способы их решения. Иначе все будут говорить как попало, продуктивной дискуссии не получится.
2. Решите, какой тип связи будет преобладать
Форма собрания зависит от цели собрания. Например, дискуссия и обучающая лекция проводятся по-разному. Обсуждения занимают много времени. Чем больше у них участников, тем больше они затягиваются. Поэтому тщательно выбирайте участников встречи.
Не приглашайте только тех, кто согласен с вашим мнением. Избегайте как группового мышления, когда участники не высказывают собственного мнения, так и индивидуального принятия решений.
3. Будьте настойчивы и открыты
Вам придется управлять конфликтами, выходить из тупиков и грамотно распоряжаться своим временем. Сложности обычно возникают, когда высказывается неопытный сотрудник. Подумайте, что для вас важнее: сэкономить время, не обсуждая его мнение, или понять, как он думает. Второй вариант поможет определить, как человек справится с теми или иными обязанностями. Если у вас есть время, обсудите с ним, что он делает не так. Но всегда признавай свою неправоту.
4. Не перескакивайте с одной темы на другую
Таким образом, ни один вопрос не будет решен на собрании. Чтобы этого избежать, отмечайте ход разговора на доске.
5. Следуйте логике разговора
Во время споров эмоции зашкаливают и мешают объективному восприятию реальности. Оставайтесь спокойным и рациональным. Например, люди иногда говорят: «Я думаю, что это правда», а затем ведут себя так, как будто это установленный факт. Хотя их собеседники видят ситуацию совсем иначе. Чтобы сделать разговор более логичным, чем эмоциональным, спросите человека: «Это действительно правда?»
6. Распределите обязанности каждого участника
Когда решение принимается группой, часто забывают распределить обязанности. И тогда непонятно, кто что должен делать и кто несет ответственность. Обязательно четко определите обязанности каждого участника группового решения.
7. Введите правило двух минут
Дайте каждому две минуты, чтобы спокойно высказать свои мысли. И только потом обсуждать его предложение. Таким образом, все участники смогут высказать свое мнение, не опасаясь, что их прервут или неправильно поймут.
8. Остановите тех, кто говорит слишком быстро
Быструю речь труднее понять. Некоторые этим пользуются. Люди не хотят показаться глупыми и не переспрашивают, даже если чего-то не понимают. Не попадайтесь на эту удочку. Ваша обязанность – прояснить любые неясности и решить спорные вопросы. Так что не бойтесь сказать: «Извините, я не понял. Не могли бы вы помедленнее?» А потом задать накопившиеся вопросы.
9. Подведите итоги беседы
Если все делились идеями, делайте собственные выводы. Если на встрече достигнуто соглашение, повторите его вслух. Если нет, то тоже скажите. Если вы определили задачи на будущее, распределите их между участниками и укажите сроки.
Запишите результаты, рабочие теории и проблемы, чтобы каждый имел к ним доступ. Это облегчит отслеживание прогресса.