Простой анализ писем не улучшит ситуацию, если почтовый ящик похож на переполненный чулан, дверь которого открываешь с закрытыми глазами — лишь бы ничего не упало. Вам нужно изменить свой подход к работе с почтой. Тогда время, которое обычно тратится на нескончаемый поток новых сообщений, вы сможете потратить более эффективно — на более важные задачи.
Чтобы сдвинуться с мертвой точки, сначала задайте себе два вопроса:
- Почему вы получаете так много писем?
- Что мешает вам быстро их получить?
Основываясь на ваших ответах, приступайте к решению проблемы и по пути используйте несколько полезных советов.
Принимать решения
Засор в почтовом ящике может свидетельствовать о проблемах с принятием решений. Многие люди просто не хотят брать на себя ответственность. Откладывание вопросов, на которые нужно ответить, на потом, чтобы решить все в более спокойной обстановке. Или находят себе другие отмазки, лишь бы не отправлять сейчас ответное письмо.
Вместо того, чтобы начинать каждое письмо с извинения за опоздание с ответом, заблудиться в почте или попасть в спам (по сути, оно остается молчаливым упреком в папке «Входящие», терпеливо ожидая момента, когда вы снова ее откроете), поработайте. на себя: принимать решения.
Возьмите себе за правило, когда вы открываете письмо, сразу делайте то, что оно от вас требует, и сразу же пишите ответ. И не нажимайте на крестик, пока письмо не будет отправлено.
Избавьтесь от лишнего
Вы можете легко уберечь себя от получения некоторых писем:
- Отпишитесь от нежелательных писем, на которые вы давно перестали обращать внимание. Дело нескольких секунд и пары кликов: во входящих больше не будет скапливаться непрочитанных писем с рекламными материалами.
- Отключите уведомления от социальных сетей и различных веб-сервисов.
- Перенаправлять письма, которые вы получаете на личную почту от клиентов, в другой почтовый ящик, указывая адрес на сайте вашей компании. Другой способ — создать отдельную форму обратной связи.
Одним словом, сделайте все возможное, чтобы почта не превратилась в черную дыру, которая без разбора втягивает в себя все: и нужное, и ненужное.
Установить фильтры
Если вам нужны рассылки, чтобы узнавать о лучших материалах любимых СМИ или скидках в интернет-магазинах, вы можете их оставить. Но удалите его из живого почтового ящика с помощью фильтров. Почтовый сервис с их помощью будет отправлять письма в нужные папки.
Основанием для фильтрации может быть адрес отправителя или, например, ключевые слова, содержащиеся в теле письма. Все зависит от того, какие именно письма вы хотели бы удалить из основной почтовой папки.
Найти другой диспетчер задач
Почтовый ящик не должен заменять собой классический список задач в записной книжке или в приложении-планировщике. Как только вы получите электронное письмо и новое дело к нему, перенесите его из почты в свой список дел.
Диктовка ответов
Если ответы для вас сложны из-за того, что вам не нравится процесс написания писем, идите другим путем. Попробуйте использовать функцию диктовки: техник запишет то, что вы хотите сказать. А наименее консервативным людям из вашего списка контактов можно даже ответить с помощью прикрепленных к письму видеороликов.
Открывать почту по расписанию
Совет актуален не для всех, ведь часто нужно быть на связи 24/7. Тем не менее, для некоторых это все еще может быть полезно.
Выделяйте определенные промежутки времени в течение дня для работы с почтой. Тогда отвечай сразу на все письма, пришедшие за время твоего отсутствия.
Не превращайте почту в блокнот
Телефоны, пароли, адреса — все это должно храниться не в недрах почтового ящика, а быть под рукой: в блокноте, в списке контактов на смартфоне, на стикерах, расклеенных на рабочем месте. Перенесите нужную информацию из почты туда, где вам будет проще ее найти: постоянно пользоваться поиском писем все же не очень удобно.
Кроме того, не отправляйте заметки самому себе. Многие делают это, вводя информацию об электронной почте, которую нужно запомнить. Добавьте изображения к вложениям, которые вы хотите сохранить. Они копят в почте письма со ссылками на статьи, которые хотят прочитать позже, когда у них будет время.
В результате таких букв становится так много, что они теряют смысл. Потом к ним никогда не возвращаются, потому что они продвигаются вниз по списку — и вскоре забываются.
Для хранения красивых фотографий используйте Tumblr или Pinterest, а также пишите заметки в специальных приложениях.
Соблюдая эти правила, вы сможете содержать свой почтовый ящик в порядке и оптимизировать время, затрачиваемое на работу с почтой.