Проверка электронной почты очень похожа на зависимость. На это есть несколько причин.
- Точно так же, как когда мы занимаемся сексом, играем в азартные игры или принимаем наркотики, проверка электронной почты высвобождает в мозгу гормон удовольствия дофамин.
- Мы постоянно проверяем почту, потому что хотим быть в курсе событий. будьте в курсе событий и бойтесь что-то упустить.
- Мы очищаем электронную почту, чтобы расслабиться и не заниматься более сложными делами.
Но это время можно провести намного лучше. Кевин Круз, автор книги «15 секретов тайм-менеджмента: как успешные люди добиваются всего», предлагает пять советов, которые помогут вдвое сократить время, затрачиваемое на электронную почту.
1. Включите анализ почты в свое расписание
Не проверяйте электронную почту, обрабатывайте ее. Относитесь к разбору сообщений так же, как и к любой другой работе. Запланируйте это, внесите в свой календарь, а затем приступайте к работе. Круз советует сортировать почту три раза в день: утром, днем и вечером.
Важно не количество времени, потраченное на работу с почтой. Кому-то на разбор сообщений потребуется три часа в день, а кому-то 30 минут. Главное, подойти к этому делу осознанно, как к обычной работе.
2. Не рассылайте копию письма всем
Чем меньше писем вы отправляете, тем меньше получаете в ответ. Так что постарайтесь не помещать так много людей в копию электронной почты. В том числе не ставьте галочку "Ответить всем".
Некоторые сократили электронную почту на 50 %, когда приучили себя дважды подумать, прежде чем отправлять новое электронное письмо.
3. Фильтровать сообщения
Настройте фильтры для сортировки различных типов писем по разным папкам. Так вы сможете тратить рабочее время только на действительно важные сообщения и не распыляться на остальные.
4. Прекратите использовать папку "Входящие" в качестве списка дел
Многие отправляют себе сообщения с тем, что нужно сделать на потом, превращая свой почтовый ящик в еще один список дел. Но это только вредит производительности.
Круз предлагает такой подход. Открывая новое электронное письмо, сначала спросите себя, можно ли его удалить. Если нет, подумайте, можно ли делегировать это кому-то. Если это невозможно, подумайте, можно ли справиться с этим менее чем за пять минут. Если да, отлично. Если нет, сохраните письмо на потом. Но не оставляйте его в папке «Входящие», а переместите его в свой календарь и выберите конкретную дату и время, когда вы можете это сделать.
5. Сообщите о своем намерении другим
Обсудите это с коллегами, так вам будет легче придерживаться своего плана. Скажите своему начальнику, что для повышения вашей производительности вы отключите уведомления о новых сообщениях электронной почты и будете анализировать сообщения электронной почты только в определенное время.
Также договоритесь о том, как с вами можно связаться в случае неотложных вопросов.
Попытка сократить время на электронную почту потребует от вас изменения ваших привычек, и это не всегда срабатывает сразу. Наберитесь терпения и будьте готовы осознать, что нет необходимости тратить столько времени на почту.