Немного истории и теории
Еще в 1960-х годах организации в США и Европе начали обмениваться электронными данными. Но электронный документооборот использовали лишь несколько крупных компаний, которые могли себе это позволить. Ведь не было единых стандартов электронного обмена документами. Пока в конце 1970-х не заговорили об электронных подписях.
Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), подлинность и целостность.
Криптографический алгоритм создания примитивных цифровых подписей был разработан в 1977 году. А спустя семь лет был утвержден единый общеевропейский стандарт обмена данными EANCOM (EDI).
В 1990-е годы во многих странах Европы были приняты специальные законы об электронных документах и юридически значимый документооборот стал осуществляться в электронной форме. В России такой закон был принят в 2011 году.
Электронный документооборот
Все больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. Бумажные договоры и акты заменяются электронными документами. Закон времени.
И если с внутренней оптимизацией большинство компаний справляется более-менее успешно, то электронный документооборот с контрагентами зачастую откровенно хромает.
Типичная ситуация: бухгалтер составляет акт выполненных работ в своей системе учета, распечатывает его и отправляет курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнера получает и сканирует этот документ, после чего вручную вносит запись в свою учетную систему. При этом обе стороны должны сохранить бумажные версии акта.
Электронный документооборот значительно упрощает и ускоряет этот процесс.
Преимущества EDF
- Нет необходимости платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые расходы.
- Работать с электронными документами быстрее и удобнее, а также отсутствует риск того, что они потеряются вместе способ.
- Нет необходимости хранить тонны бумаг в офисе.
- Все документы находятся на расстоянии одного клика, вы можете получить доступ к любому из них в любом месте, где есть Интернет.
Как настроить электронный обмен данными
Существует два основных способа обмена электронными документами: напрямую и через посредника.
В первом случае компании должны заключить между собой договор, в котором будет подробно описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен иметь квалифицированную электронную подпись. Для его получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.
Однако даже при наличии квалифицированной электронной подписи не все документы можно отправить напрямую, например, по электронной почте. Согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть отправлены в электронном виде только в формате XML, утвержденном ФНС.
Поэтому гораздо удобнее настроить электронный документооборот через посредника. Компания МегаФон разработала веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена отчетными и другими документами между юридическими лицами. С ее помощью ваш бухгалтер, менеджер или секретарь сможет быстро заключить договор с новым партнером, выставить счет поставщику или принять смету от подрядчика.
При этом все документы будут систематизированы и надежно храниться в личном кабинете компании.
В личном кабинете портала «Электронный документооборот» от МегаФон вы можете создавать новые документы (без подписи и отправки) и загружать их на свой рабочий компьютер.
Там же можно запросить отчетные документы для связи: счета-фактуры, счета-фактуры и акты. Документы, полученные таким образом, являются юридически значимыми и не требуют распечатки или тиражирования на бумаге.
Даже договор на оказание услуг мобильной связи с МегаФоном можно заключить дистанционно. Корпоративным клиентам, имеющим электронную подпись, не нужно тратить время на посещение офиса компании. Все можно сделать через личный кабинет. Быстро, а главное, абсолютно бесплатно.
Еще один плюс электронного документооборота МегаФона в том, что он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой учетной системой, вы сможете загружать документы на портал прямо из 1С.
Чтобы начать пользоваться услугой «Электронный документооборот», вам необходимо:
- Зарегистрироваться на соответствующем портале.
- Подключить действующую электронную подпись к системе.
- Заполнить заявку на присоединение к Регламенту системы электронного документооборота.
Первые 14 дней вы сможете пользоваться базовым пакетом «Промо». Она предусматривает бесплатную отправку до двух тысяч формализованных и до тысячи неофициальных документов. Двух недель вполне достаточно, чтобы ощутить все преимущества электронного документооборота. После этого вы можете выбрать тарифный план исходя из ваших бизнес-целей.
Услуга «Электронный документооборот» экономит деньги и время на оформление сделок и обмен документами. Преимущества сервиса в полной мере оценят агенты, дистрибьюторы, франчайзи, организации с филиальной структурой, а также компании, планирующие повысить эффективность документооборота как внутри организации, так и при работе с партнерами. Чем быстрее бизнес-процессы, тем больше прибыль. Согласитесь, глупо проходить мимо такого решения.
Начните использовать бесплатно