Юристы в США выставляют счета клиентам за каждые шесть минут работы. Это означает, что они должны точно понимать, что полезного было сделано за столь короткий промежуток времени. Детальный подход к отслеживанию задач ведет к повышению производительности, и мы можем его перенять.
Проблема с большинством списков дел заключается в том, что они побуждают вас копить незавершенные задачи. Но незавершенные дела становятся источником постоянного чувства вины и прокрастинации.
Вместо этого вы можете использовать альтернативную систему, которая фокусируется на отслеживании того, что вы делаете и что вы уже сделали. Он основан не на вине, а на гордыне. И вот преимущества подробного списка дел:
- Вы не будете откладывать дела на потом, потому что знаете, какую задачу нужно выполнить следующей.
- Когда вам нужен перерыв, вы можете внести записи в свой список задач. Так вы будете отвлекаться, но потом будет проще вернуться к работе.
- Изменится ваше отношение к себе. Выполняя 100 задач в день, вы будете довольны своей производительностью.
- Этот список поможет вам войти в состояние потока.
- Начинает азарт: хочется закрыть как можно больше задач в течение часа.
- К концу дня у вас будет от 40 до 120 выполненных задач. < /ул>
- Помните молоко: «i», чтобы выбрать, «c», чтобы завершить задачу.
- OmniFocus: ⌘N, чтобы создать новую задачу, и нажмите пробел, чтобы завершить ее.
- Evernote: ⌘ + Shift + T, чтобы создать новую задачу. Нет ярлыков для завершения.
Эта система лучше всего работает с обычным текстовым файлом и приложениями Remember The Milk, OmniFocus или Evernote. Не так хорошо работает с Trello, Todoist, Things и большинством других сервисов списков дел.
1. Работа с облачным хранилищем
Использование списка дел — это привычка. Это означает, что вы всегда должны иметь к нему доступ. Поэтому лучше всего вести и хранить свой список в облаке.
Все приложения, которые я рекомендовал выше, делают это автоматически.
Я привык работать с простым текстовым файлом todo.txt, который храню в Dropbox, поэтому я могу работать с ним в любое время и в любом месте. Каждый день я просто добавляю новый список поверх старого. Мой todo.txt включает выполненные задачи за несколько лет.
2. Изучите горячие клавиши
Все программисты знают, что если никогда не отрывать рук от клавиатуры, работа становится более продуктивной. Это актуально для людей разных профессий, но чаще всего именно программисты постоянно пользуются горячими клавишами.
Горячие клавиши удобны при работе со списком задач. Самый распространенный вариант — нажать Alt + Tab, чтобы перейти к списку дел, отметить задачу, которую вы только что закончили, записать одну или две новые задачи и нажать Alt + Tab, чтобы вернуться к работе.
Но можно сделать это еще быстрее, и в этом помогут горячие клавиши в приложениях. Вот те, которые я рекомендую:
С текстовыми файлами немного сложнее. Я использую «_», чтобы выбрать задачу, и «×», чтобы отметить ее как выполненную, поэтому мой список задач обычно выглядит так:
Текстовые файлы — лучший вариант для опытных пользователей, которым удобно работать с макросами. Во многих редакторах, таких как Sublime, есть возможность самостоятельно задавать макросы и настраивать сочетания клавиш.
3. Отслеживайте все задачи, даже самые маленькие
Суть альтернативного подхода заключается в том, чтобы разбивать задачи на мелкие, легко достижимые пункты. Это очень похоже на принцип следующего шага в GTD.
Такие задачи, как «Написать сообщение в блоге», слишком велики, чтобы выполнять их сразу. Написание поста может занять у вас час, если не больше. Вместо этого начните с задачи «Открыть текстовый редактор». Вот и все, просто откройте текстовый редактор. Это первый этап задания, которое вы должны выполнить.
Например, вот как выглядел мой список дел, когда я писал этот текст:
× начать писать о форматах списка дел [12:31] × вещи [12:48] × todoist [12:48] × омнифокус [12:48] × вспомнить молоко [12:48] × ответить на вопросы [14: 26 ] × рекомендовать: текстовый файл, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26] × вернуться к написанию [14:59] × переписать введение [14:59] × список преимуществ [14:59] × добавить суть [14: 59] × добавить технологический раздел [15:00] × добавить раздел о задачах на ходу [15:01] _ выложить текущее состояние списка задач в Gist
А теперь есть 15 готовых заданий. Пришлось сделать перерыв, поэтому в списке две задачи по открытию поста в текстовом редакторе.
Объем проделанной работы всегда вызывает гордость. Маленькие шаги помогают мне удерживать внимание и избегать прокрастинации, поэтому я всегда знаю, что мне нужно делать дальше, и не боюсь, что это будет сложно.
4. Добавляйте задачи на ходу
Стандартный способ использования списка дел состоит в том, чтобы добавить много-много дел, которые вы собираетесь сделать за день, а затем посмотреть на него и подумать, что вы не можете сделать так много дел. И ты начинаешь возиться.
Когда у вас слишком много вариантов, это заставляет вас нервничать и негативно влияет на производительность.
В альтернативной системе вы просто добавляете одну, максимум две задачи и указываете примерное время, когда планируете приступить к работе.
5. Отмечать выполненные задачи
Всегда отмечайте время окончания задачи.
Помните, что The Milk делает это автоматически. Если вы используете OmniFocus, перейдите в «Настройки»: «Вид» → «Показать параметры просмотра» → «Пользовательские столбцы» → «Дата завершения».
Если вы умеете работать с макросами, то можете запрограммировать установку метки со временем. Вот почему я до сих пор использую Vim: мой макрос автоматически добавляет метку времени в конец каждой строки.
Другой способ сделать это — установить время вручную. Не обязательно для каждой задачи, достаточно отмечаться раз в час.
В конце дня вы сможете оценить, насколько вам удается концентрироваться. В хороший день вы выполните 80 заданий. В отличный день - 120. В самый вдохновляющий день удалось сделать 250.
6. Обман
Эта система включает в себя возможность немного схитрить. У вас будет соблазн ставить себе очень маленькие задачи, чтобы в конце дня вы могли со спокойной душой увидеть множество выполненных задач.
Чем проще задача, тем больше шансов, что вы с ней справитесь. Но выполненные задачи подталкивают вас к продолжению работы.
7. Поймай «поток»
Иногда вы можете выполнить несколько задач, не записывая их в свой список дел. Затем добавьте их позже, когда вы откроете вкладку списка.
Длинный список порождает гордость. Я часто добавляю задачи постфактум. Первым заданием в моем списке дел на сегодня было «Выгулять собаку в парке». Это произошло за час до того, как я включил свой компьютер, но мне нужно было немного подтолкнуть, чтобы начать.
И наоборот, когда вы чувствуете, что застряли, переключитесь на свой список дел и убедитесь, что у вас есть крошечное следующее действие.
Цель альтернативного подхода к списку задач — войти в состояние потока, а этого легче достичь, если выполнять задачи одну за другой.