1. Не расставляйте приоритеты
Конечно, список дел — это эффективный способ систематизировать мысли о том, что нужно сделать. Но если не расставлять приоритеты, то самое главное может просто выпасть из поля зрения. Нужно понимать направление, цель своей деятельности, а не перескакивать с одной задачи на другую. Неправильная расстановка приоритетов может многое сказать о текущей рабочей обстановке.
Многие люди, работающие в команде, чувствуют себя некомфортно, когда начальство или коллеги просят их что-то сделать: они откладывают текущие задачи, не расставляют приоритеты, а потом не успевают за своим графиком. Поэтому, если вы планируете свой день, неделю или месяц, спросите себя, какая задача для вас самая важная в этот период.
Часто бывает так, что работа над важной задачей занимает все мысли и постепенно перетекает в прокрастинацию. Потому что обычно это требует серьезных умственных усилий и полной концентрации. Более заманчиво выполнять небольшие пятиминутные задачи в течение всего дня, чем выполнять одну большую задачу, которая не является легкой, даже если в конце она приносит большие плоды.
2. Мы переоцениваем свои силы
Переоценка своих возможностей — известный грех в тайм-менеджменте. Когда думаешь, что задача займет пару минут максимум, а она ест не менее получаса. Чтобы избежать такой ситуации, перед началом работы запишите куда-нибудь, сколько времени вы собираетесь на это потратить.
Если задача занимает 25-30 минут, обязательно запланируйте ее.
Еще один совет: подумайте дважды о том, сколько времени на самом деле может потребоваться для выполнения задачи.
Если вы уверены, что работа рассчитана на 30 минут, выделите для нее час в своем расписании в качестве подстраховки. Иначе можно стать одним из тех горе-трудоголиков, которые работают по ночам.
В начале рабочего дня выделите 10 минут, чтобы проверить свое расписание. Факт: 10 минут планирования утром сэкономят вам час рабочего дня. Но не перегружайте весь свой график, не забывайте оставлять свободное время для новых и/или непредвиденных задач.
3. Перерыв
Рассеянное внимание — главная причина прокрастинации. А больше всего от работы нас отвлекают социальные сети и почта. Чтобы избежать этого, мы рекомендуем отключать входящие уведомления, когда вы пытаетесь сосредоточиться на нюансах задачи, или указать интервал для уведомлений, например, каждые три часа. Это поможет вам не отвлекаться на электронные письма каждые две минуты.
Есть еще один отличный способ: выделить в расписании специальное время, которое вы потратите на работу с почтовыми ящиками. Постоянно проверять свою почту — значит не уделять ей должного внимания: вы быстро сканируете письмо и так же быстро отправляете ответ, часто неточный и с опечатками. Извиняться и заново объяснять, что вы на самом деле имели в виду, — пустая трата времени, которой можно было бы избежать.
Беспорядок также может сильно отвлекать. Разбросанные папки с бумагами на столе, хаос в канцелярских принадлежностях, заметки, которые не найти в этом беспорядке… Возьмите себе за правило убирать рабочий стол каждые выходные и безжалостно выбрасывать бумаги, которые вам не нужны и вряд ли понадобятся.
4. Считаем, что подсчет затраченного времени излишен
Есть два способа высвободить время: игнорировать новые задачи или рационализировать его использование. Но пока вы не начнете отслеживать, сколько времени вы тратите на ту или иную деятельность, вы не будете знать, какой метод подходит именно вам.
В течение недели или двух постарайтесь отслеживать время, которое вы тратите на рабочие задачи. Это поможет вам увидеть и проанализировать, как вы проводите время, а в будущем — избежать собственных ошибок.
Вас постоянно прерывают телефонные звонки или стук в дверь? Вы проводите слишком много времени в Интернете или слишком часто проверяете электронную почту? Посмотрите, сколько времени вы тратите на эти непродуктивные действия, и выработайте стратегию, игнорировать их или сократить.
5. Мы верим в многозадачность
Специалисты по тайм-менеджменту в один голос говорят: многозадачности не бывает. То, что обычно называют «многозадачностью», на самом деле является метанием от одной задачи к другой, и в этом нет ничего хорошего.
Для наилучшего результата нужно сконцентрироваться на одной задаче, поставить таймер и работать только над ней в назначенное время.
Повторяйте про себя как мантру: «Прямо сейчас я закончу это задание» — и вы не будете прыгать с одного задания на другое.