В современном мире человеку приходится работать в режиме многозадачности. Проекты, встречи, дела, задачи, срок выполнения которых неумолимо приближается… Нам часто сложно организовать свою жизнь так, чтобы успевать справляться с рабочими делами.
Сегодня мы хотим познакомить вас с системой, которая поможет вам организовать все ваши цели, дела и задачи. Эта система была разработана Крисом Уинфилдом, предпринимателем из Нью-Йорка.
Жизнь сложна.
Нам нравится работать 40+ часов в неделю, мы гордимся этим и любим рассказывать всем и каждому, насколько мы заняты, потому что это заставляет нас чувствовать себя важными и незаменимыми. Или же мы просто думаем, что так и должно быть.
Так было и со мной. Пока не решил все поменять.
Так больше продолжаться не могло, пришлось начинать заново и все менять. Я хотел жить полной жизнью и не хотел упускать ни единого момента.
Но была одна проблема. Я не знал, как это сделать. Я потратил слишком много времени и работал неэффективно. Поэтому я начал искать способы, которые могли бы помочь мне решить проблему.
Я прочитал много книг и блогов о продуктивности и в итоге придумал для себя конкретную четырехэлементную систему.
Эта простая система, о которой пойдет речь далее, помогла мне повысить продуктивность, с ее помощью я смогла организовать дни, недели, месяцы и даже просто часы. Это помогает мне делать больше за меньшее время.
Я бы очень хотел сказать, что к этой системе я пришел легко и быстро, но это не так: я потратил сотни часов на эксперименты, мне пришлось пережить множество неудач, ошибок и разочарований.
Сегодня я могу сделать больше за 17 часов, чем раньше за 40 часов. Даже не так. Я могу добиться большего за одну неделю, чем за последние несколько месяцев.
Умею работать одновременно с несколькими проектами, клиентами, компаниями и при этом сохранять баланс между работой и личной жизнью.
Я работаю, провожу время с семьей, гуляю, общаюсь с людьми, учу других тому, что знаю сам, и успеваю многое другое. Каждый день. И все это только благодаря тому, что я разработал устраивающую меня систему, которой постоянно придерживаюсь. Эта система довольно проста, но вы никогда не должны забывать, что:
Просто не всегда значит легко.
Одна из главных вещей, которую я усвоил, заключается в том, что если вы потратите время на то, чтобы спланировать свой день и четко представлять себе, чего вы хотите достичь (создать определенную картину своих дней), тогда все станет проще. Вы будете работать меньше и делать больше, потому что будете работать с увлечением, будете видеть цель перед собой.
Моя система состоит из четырех основных элементов:
- Мечтайте и ставьте цели. Чего вы действительно хотите от жизни? Каковы ваши мечты, цели, амбиции? Если вы не знаете ответов на эти вопросы, то остальные компоненты из этого списка не принесут вам никакой пользы.
- Разгрузите мозг. Выведите мысли наружу. головы и на бумагу. Вам не нужно думать о посторонних деталях, если вы действительно хотите быть продуктивным.
- Составляйте интеллект-карты. Они помогут вам найти лазейки на пути к вашим основным целям. Другими словами, вы поймете, как быстрее получить или сделать то, что вы хотите.
- Управляйте своим временем и разбивайте сложные задачи на составные части. Это поможет вам достичь основных целей в кратчайшие сроки.
Никто и никогда не станет оспаривать тот очевидный факт, что у всех людей в сутках 24 часа. У успешных людей есть два качества:
- Они точно знают, чего хотят.
- Они усердно работают, чтобы получить то, что хотят.
Итак, вы готовы рискнуть и приложить усилия, чтобы добиться успеха? Тогда читайте дальше.
1. Мечтать. Назначать цели. Примите меры
Начните с представления конечной цели.
Прежде всего, вы должны сформировать общую картину своей жизни. Вы должны понять, чего хотите достичь, каким человеком хотите стать, другими словами, подумать о том, какой должна быть ваша идеальная жизнь.
Когда я впервые это сделал, я хотел многое изменить в своей жизни. Вам, как и мне тогда, может казаться, что многое нельзя изменить, но не отчаивайтесь и не сдавайтесь, ведь это чувство совершенно нормальное.
Следуя совету Марка Аллена, я выделил одну страницу для каждой из своих целей. Такое ограничение пространства необходимо для того, чтобы у вас была возможность подробно расписать каждую цель, разложить ее на основные элементы, создать подробный план достижения этой цели, но конкретизация цели должна быть без воды.
Важно помнить: вы не скрепляете свой план кровью, ваши цели могут измениться в любой момент. Мы не можем точно сказать, что с нами будет через час, и уж тем более никто не может сказать, что его цели и жизненные планы не изменятся в следующем месяце или в следующем году.
Но такое планирование выгодно тем, что вы четко понимаете, чего хотите добиться, каким человеком мечтаете стать.
Также не расстраивайтесь, если не для каждой цели вам удалось составить план достижения. Это нормально, главное, чтобы у вас была цель, и когда придет ее время, вы найдете способы, которые помогут вам ее достичь.
2. Разгрузите свой мозг
Пусть твой ум всегда будет светлым и ясным, как безбрежное небо, великий океан и высочайшая горная вершина.
Наша память во многом является инструментом выживания. Мы легче всего запоминаем важные и нужные нам вещи. Память — удивительная вещь: в форс-мажорной ситуации, например, мы можем вспомнить школьные уроки ОБЖ и оказать человеку первую помощь.
У вас в голове сотни мыслей, мелкие детали, ненужные детали. Например, вы пытаетесь запомнить все нюансы, даже самые незначительные детали проекта, над которым работаете. Конечно, такое осознание достойно уважения, но в то же время оно часто вызывает тревогу и стресс. Вывод: избавьтесь от этого хлама, разгрузите свой мозг.
Не держите все эти подробности в голове — записывайте их в дневник, пусть все это будет на жестком диске вашего компьютера, в Google Docs или еще где-нибудь. Это позволит вам лучше сосредоточиться на важном в данный момент, не забывая при этом о текущих делах.
Организуй, разделяй и властвуй
Теперь, когда вы избавились от огромного количества ненужных или не очень важных мыслей, пора привести себя в порядок. Посмотрите на свой собственный план. Возможно, вы не поленились и составили план не только на ближайшие недели и месяцы, но и на целые годы.
Вы должны структурировать все, что вам нужно сделать. Старайтесь планировать все свои проекты, задачи и прочее так, чтобы они не мешали друг другу: уделяйте каждой задаче отдельное время, не гонитесь сразу за двумя зайцами, а разделяйте и властвуйте.
Не волнуйтесь, если у вас еще нет конкретного плана для достижения всего, что вы запланировали. Главное, чтобы у вас были цели, а в остальном вам поможет ваше подсознание.
Ваше подсознание в этом случае можно сравнить с GPS-навигатором. Вы устанавливаете пункт назначения и узнаете, как туда добраться.
3. Создайте ментальную карту
Все, что вам нужно, это план, дорожная карта и смелость, чтобы добраться до места назначения.
Интеллект-карта — это диаграмма, которая помогает визуализировать и систематизировать информацию. Интеллект-карты можно использовать практически для всего: от заметок до разработки серьезной стратегии. Они помогают разбить сложный объект на составные части.
С помощью ментальной карты можно выстроить иерархию проектов, результатов и задач. Используйте размер и цвет шрифта, чтобы выделить то, что важно или что нужно сделать срочно. Вы также можете включить ссылки на важные интернет-ресурсы или документы на вашем компьютере.
Эта карта поможет вам сразу увидеть, какой проект отнимает у вас больше всего времени или требует большего внимания (задачи и сроки, выделенные красным цветом, подчеркнут их срочность и важность).
Еженедельно просматривая свою интеллект-карту, вы заметите, какие проекты близки к завершению, и это будет мотивировать вас двигаться дальше. Удаляйте завершенные проекты и заполняйте их новыми.
4. Управляйте своим временем и разбивайте сложные задачи на базовые элементы
Решите сегодня, что вы станете экспертом в управлении своим временем и собственной эффективностью.
Теперь, когда у вас есть план, вы должны быть уверены, что выполните все предстоящие задачи вовремя. Существуют различные методы и системы, призванные помочь вам в этом. Например:
- Канбан — это система, которая поможет вам эффективно справляться с задачами. Существует удобный онлайн-инструмент KanbanFlow, предназначенный не только для индивидуальной работы, но и для командной работы.
- GTD – широко известная методика личной продуктивности, которая поможет вам выполнить работу.
Не забывайте о сегодняшнем дне
Интеллект-карты, GTD, Kanban — все это прекрасно и определенно необходимо для достижения ваших целей. Но не забывайте, что это стратегическое планирование. Иногда нужен простой практический план на день. Не на завтра. Не на месяц и не на год. На сегодня.
Мечта становится целью, когда предпринимаются действия для ее достижения.
Существует техника Pomodoro, которая поможет вам эффективно планировать свое время. Вы можете узнать больше о ней здесь.
Всегда добиваться поставленных целей, вовремя выполнять задачи, добиваться успеха – вот к чему должен стремиться каждый. Но никогда не забывайте о седьмом навыке Стивена Кови — заточке пилы.
Представьте себе человека, который пять часов пилит дерево, а когда вы ему советуете потратить пару минут на заточку пилы, он отвечает: «У меня нет времени точить пилу! Мне нужно пилить!».
Не забывайте уделять время своему здоровью, семье и друзьям и всегда старайтесь отдыхать, когда чувствуете, что это необходимо.