Как и тысячи профессионалов по всему миру, вы изо всех сил стараетесь оставаться организованным, вовремя приходить на собрания и по-прежнему проводите бесчисленное количество часов на работе, чтобы ваша компания двигалась вперед.
Большинство из нас стремится делать все больше и больше дел за меньшее время, но, поскольку никто из нас не может добавить несколько часов к своему дню (несмотря на все наши усилия), лучшее, что мы можем сделать в этой ситуации, — это попытаться повысить свою продуктивность.
Тем не менее, по жестокой иронии судьбы, большинство «ускорителей продуктивности», таких как совет ходить в спортзал каждое утро, кажется, не делают нас более продуктивными, а добавляют еще одну вещь в наш и без того огромный список дел.
Вместо этого попробуйте несколько лайфхаков, приведенных ниже, и вы сразу же увидите результаты.
1. Приостановите отправку электронной почты и выключите телефон
Если бы кто-то подсчитал, сколько времени вы тратите каждый день на ответы на электронные письма, текстовые сообщения и звонки, вы были бы очень удивлены результатами.
Если вам нужно выполнить сложную задачу, сосредоточьтесь на ней и избавьтесь от отвлекающих факторов: выключите телефон и приостановите электронную почту. В последнем случае Inbox Pause для Gmail поможет вам взять под контроль свой почтовый ящик. Вы сами выберете время, в которое вам будут приходить новые письма.
2. Наведите порядок на рабочем столе
Если на вашем рабочем столе бардак, то и в голове царит такой же хаос. Загроможденное рабочее пространство дезорганизует вас, мешает сосредоточиться на задачах, и вы можете даже запаниковать, глядя на груды мусора, разбросанные по всему вашему столу.
Навести порядок на столе не так уж и долго, а чистое рабочее место поможет вам выполнять свои задачи более эффективно.
3. Потрудитесь составить себе список дел на завтра
Многие говорят, что нужно жить сегодняшним днем и делать то, что важно сегодня, а «завтра будет завтра». И это правильно.
Но все же, если вы заранее составите список дел на следующий день, вы получите некоторые преимущества, например, ваша работа на следующий день будет более организованной, а в данный момент вы сможете спокойно заниматься сегодняшними делами, не беспокоясь или интересно, что вы должны делать. Завтра.
4. Создайте новую систему выполнения задач
Знаете, почему мы так часто устаем на работе? Потому что многим из нас часто приходится выполнять однотипную работу.
Организуйте свой рабочий день по-новому. Вместо того, чтобы тратить несколько часов на одно дело, сделайте следующее: потратьте 15 минут на общение (звонки, текстовые сообщения, электронная почта), потратьте следующие 15 минут на выполнение простых задач, а оставшиеся 30 минут на выполнение сложных задач. И так каждый час.
Конечно, это достаточно обобщенная схема, требующая определенной корректировки под вашу профессиональную сферу деятельности, но основную мысль вы уловили: не позволяйте рутине тянуть вас вниз, вносите разнообразие в свою жизнь даже на работе.
5. Делайте перерывы, даже если вы еще не закончили задачу
Перерывы крайне важны. Даже 10-минутный отдых может самым благотворным образом сказаться на вашей продуктивности.
Обычно мы делаем перерывы после того, как закончим задачу, но не забывайте, что если вы устали, короткий отдых поможет вам восстановить силы и вы сможете выполнить задачу с лучшим результатом.
6. Разбивайте большие и сложные задачи на более мелкие
Большие и сложные задачи отнимают большую часть нашего времени, мы очень часто на них зависаем. Для того, чтобы вам было проще справиться с большой задачей, разбейте ее на несколько мелких и равномерно распределите свои усилия – так дело пойдет легче и быстрее.
7. Делайте бессмысленные дела во время перерыва
Наверняка в вашем списке дел есть задачи, не требующие больших усилий или много времени. Иногда, занимаясь ими, нам кажется, что мы тратим драгоценное время на ерунду, а это очень дезорганизует.
Но хорошая новость заключается в том, что если вы не относитесь к этим задачам как к задачам в прямом смысле этого слова, их выполнение может помочь вам расслабиться и отдохнуть. Делайте их во время перерыва или перед началом рабочего дня.
8. Отключайте интернет во время работы
Как бы вы ни были увлечены поставленной задачей, Интернет всегда будет для вас искушением. Даже если вы говорите себе, что ваш интерес чисто профессиональный, например, проверка ваших контактов в LinkedIn или публикация от имени компании, вас все равно будет отвлекать что-то совершенно постороннее.
Итак, если вы заняты задачей, для которой вам не нужен доступ во всемирную паутину, то отключите интернет на время, пока не разберетесь.
9. Перед встречей подготовьте основные доклады
Некоторые встречи очень продуктивны, а другие нет. Во время совещаний, да и любых деловых встреч мы очень часто отвлекаемся, направляем разговор не в то русло, и в результате пользы от таких встреч мало.
Чтобы не отклоняться от намеченной цели, подготовьте заранее свои поддерживающие тезисы: цели, задачи, вопросы, результаты и т. д. И лучше всего подготовить это не только для себя, а организовать рассылку всем, кто будет присутствовать на встрече.
10. Поработать немного воскресным вечером
Конечно, в выходные следует отдыхать и набираться сил, чтобы всю неделю оставаться продуктивным и заниматься рабочими делами. Но воскресный вечер — идеальное время, чтобы спланировать следующую неделю или закончить то, на что не хватило времени на этой неделе. В это время никто не будет докучать вам звонками или электронными письмами, вы можете спокойно ставить перед собой цели и со спокойной душой приступать к своим обязанностям в понедельник.
11. Избавьтесь от задач с низким приоритетом
Малоприоритетные задачи в вашем списке дел будут только отвлекать вас. Если на их выполнение уходит всего несколько минут, то разберитесь с ними быстро. Если нет, делегируйте их кому-нибудь, если есть такая возможность, или отложите на будущее, если время терпит.
12. Начните с менее приятных задач
У всех нас есть задачи в нашем списке дел, которые мы не хотим или боимся выполнять, и мы продолжаем их откладывать, откладывать, откладывать, но, конечно, мы не можем откладывать их навсегда.
Так что разберитесь с ними как можно скорее, сделайте их первыми. Кроме того, как только вы начнете их выполнять, вы заметите, что они не так уж и сложны.
13. Научитесь говорить «нет»
Ваш и без того огромный список дел растет с каждым днем. Так что не бойтесь говорить «нет» встречам и задачам, если они не приносят вам никакой пользы и только отнимают драгоценное время.
14. Сократите время в пути
Конечно, хорошо, если ты живешь рядом с офисом — не проводишь много времени в дороге, не стоишь в ненавистных пробках. Если нет, постарайтесь сократить путь до работы, возможно, вам придется уйти чуть раньше или чуть позже, чтобы не попасть в час пик. И если есть возможность, иногда работайте из дома.
15. Изменить окружение
Если есть возможность, хотя бы один день в неделю работайте не из офиса, а из дома, из кафе или даже из парка. Это даст вам свежий взгляд на ваши текущие задачи, и, возможно, более спокойная обстановка поможет вам лучше сосредоточиться.
Да, эти советы могут не изменить вашу жизнь как по волшебству, но они точно помогут вам сэкономить один из самых важных невозобновляемых ресурсов – время.