От автора:
Один из наших постоянных читателей Яков Жуковский разработал собственную систему управления задачами и приоритетами под названием «Рутина». Некоторое время назад, когда я рассказывал о своей системе управления задачами, Яков предложил прочитать его книгу и обсудить предложенную методологию. Я пообещал, что сделаю это, и, конечно же, обещание было сдержано. Мы пообщались с Яковым и решили поделиться разработанной методикой с читателями Lifehacker. Сразу озвучу свое мнение - методика интересная, рациональных зерен много, хотя вопросов хватает. Но где их нет? Всем, кто интересуется управлением задачами, настоятельно рекомендую ее прочитать. Мне также очень понравилась книга Джейкоба. Это не профессиональное издание. Это как раз история создания и использования системы, разработанной Яковом. Книга не большая, поэтому рекомендую потратить час на ее прочтение. Итак — свежий взгляд на управление задачами. Рутинная система.
Кому может быть полезна эта система?
- Для всех, кто составляет списки дел.
- Для всех, у кого проблемы с расстановкой приоритетов.
Как появилась эта система?
Я понял, что нужна система, которая поможет упорядочить бесконечный поток кейсов и проектов, и должна быть:
- Достаточно просто
- Достаточно гибко
- Легко
- Помогает быстро расставить приоритеты
Для этого мне пришлось перечитать большое количество книг по тайм-менеджменту. В них я не нашел четкого четкого ответа на вопрос «как расставить приоритеты?». Но на основе полученной информации родилась идея, которая постепенно переросла в методологию. Я назвал эту методологию «Рутиной».
Однажды я обратил внимание на бумажку с планом на неделю. Лист разбит на несколько колонок. В первой колонке кризисные ситуации, во второй рутина, в третьей будущая рутина и в четвертой идеи . Позже к этому списку был добавлен еще один раздел targets.
Я стал задумываться, почему у меня такие направления? И я понял — так я могу сделать беглый обзор планов. Я смогла ясно увидеть, что стоит делать, а что действительно необходимо. Тут меня осенило. Ведь это приоритеты!
Что такое рутина
Размышляя о рутине, я понял, что, как правило, у задач есть свои временные рамки, а значит, они могут превратиться в проблемы. Стало ясно, что важно иметь список предстоящих проектов, чтобы вовремя поместить их в рутинные проекты и таким образом предотвратить их попасть в проблемы.
Немного изменив названия, я получил следующие разделы:
- Проблемы.
- Рутина. (Список проектов и задач)
- Предстоящие проекты.
- Цели.
- Идеи.
Я начал думать о временных рамках этих разделов. Например, если это проблема, сколько времени это займет, как скоро я должен выполнить задачу или проект? В результате были установлены следующие сроки:
- Проблемы — это то, что нужно срочно решить сегодня, прямо сейчас. В крайнем случае, завтра.
- Рутина – это то, что нужно сделать сегодня или завтра, в общем, на этой неделе.
- Спектр предстоящих проектов может быть очень широк. Но обычно то, что произойдет в этом месяце или в следующем.
- Цели могут быть, а могут и не быть в этом году.
- Идеи могут быть, а могут и не быть вообще.
Например, вы получили счет за электроэнергию. У вас есть еще месяц до прихода «красного» счета. Так что пока вы можете поместить его в списки предстоящих проектов. Через пару недель вам нужно будет переместить его в список проектов. Но если вы не сделаете это вовремя, ваш счет за электроэнергию попадет в список проблем.
Вы всегда можете изменить временные рамки для себя, то есть для кого-то определение проблемы может варьироваться от часа до недели. Все будет зависеть от темпа и насыщенности жизни, а также от конкретных ситуаций.
Итак, события в вашем календаре, предстоящие проекты, список проектов и список проблем — все это рутина!
То есть все, что требует действий сейчас или в ближайшее время и в случае невыполнения влечет за собой негативные последствия. Например, вы проигнорировали свой счет за электроэнергию, и тогда вам придется его оплатить + штраф, это в лучшем случае. Что, если у вас отключится электричество?
Выводы:
- Рутинные проекты — это проекты, которые имеют негативные последствия, если они не завершены.
- Идеи и цели обычно не приводят к негативным последствиям и, согласно этому, не являются частью рутины.
Например, вам пришла в голову идея оплатить счет за электроэнергию через интернет. Но после долгих часов за компьютером начинаешь понимать, что это невозможно. Таким образом, вы не заплатили по счету и потеряли время.
Вот почему так важно научиться отделять идеи и цели от рутинных задач и проектов.
Сортировка задач и проектов
На рисунке показано, как я сортирую свой почтовый ящик. Обычно сортировка занимает у меня 15 минут. Иногда я не подхожу к системе несколько недель, а иногда работаю с ней каждый день. Парсить свой почтовый ящик каждый день хорошо, но это не важно — главное, чтобы ваши проекты не переросли в проблемы.
Все разбито по папкам:
- Календарь
- Архив
- Идеи
- Цели
- Предстоящие проекты
- Проекты li>
- Проблемы
Есть семь областей, куда могут попасть наши задачи и проекты. Я не заношу "посещение врача" в проекты. Если у меня есть дата и время, и я должен прибыть только вовремя, то я просто отмечаю это событие в своем календаре.
Итак, у нас есть списки дел: проблемы, проекты, предстоящие проекты + календарь, это ваша рутина . Списки идей и целей стоят особняком, давайте посмотрим, почему?
Работа со списками идей и целей
Как определить, есть ли у меня идея или цель? Я просто задаю себе вопрос: «Что будет, если я никогда этого не сделаю?» а если ответ "Ничего", то смело вношу эту задачу в список идей.
Помогает:
- Не загружать списки задач
- Не загружать свой мозг
А теперь посмотрите на рисунок работы с идеями и целями
Идея может перерасти в цель, а цель может попасть в списки проектов. Как это работает и что для этого нужно?
Идея в цели
Чтобы идея достигла целей, очень важно понимать свои жизненные ценности и принципы.
Вы должны понимать, зачем вам это нужно. Поэтому нужно задавать себе как можно больше вопросов. Это могут быть такие вопросы, как:
- Может ли это положительно повлиять на мою повседневную жизнь?
- Может ли это сделать меня более свободным?
- Может ли это сделать меня счастливее?
- Может ли это как-то обогатить мою жизнь? (духовное, физическое, материальное)
Если вы сами ответите, для чего вам это нужно, и это действительно полезная идея, то вы можете переместить ее в целевую папку.
От целей к проектам
Моя целевая папка состоит из нескольких подпапок. Первая папка — «Новые цели», затем «Ежемесячные цели», затем «Сферы жизни» и затем «Выполненные цели». Это выглядит примерно так:
Во-первых, я должен понять, к какой области относится моя новая цель. Как только моя новая цель окажется в списке, скажем, «работа», она может лежать там, по крайней мере, до начала следующего месяца. Как только наступит новый месяц, я решу, какой из своих списков ("работа", "дом", "семья") я хочу перенести в список целей месяца.
Допустим, у вас есть новый список целей месяца. Очень хорошо, но есть еще один важный шаг для того, чтобы поставить задачи из этого списка в список проектов. Вам нужно попытаться понять, как вы можете получить то, что хотите. Насколько это реально. Предположим, вы решили купить беговую дорожку. Прежде чем ставить эту задачу в проекты, убедитесь, что они есть в продаже, что вам есть куда ее поставить, что вы знаете, где ее продают, сколько она стоит и что у вас есть деньги. Если вы не ответите на эти вопросы, то ваша цель еще долго будет лежать в списке проектов и никуда не сдвинется. Если вы ответите на эти вопросы, вы сможете поместить эту задачу (проект) в список проектов и легко определить первый шаг для проекта.
Работа с обычными списками
Здесь все просто. Раз в неделю вы можете просмотреть предстоящие проекты. Нужно понимать, когда какой-то задаче пора переходить в список проектов.
Список проблем — это самое главное, если там что-то есть, то нужно решать прямо сейчас\сегодня — это фактически ваш приоритет №2 (приоритет №1 — ваш календарь). Не пугайтесь, список проблем не так уж и част и задач будет много. Список проектов остается. У меня есть две папки. Входящие проекты и Активные проекты. Во входящих проектах я определяю первый шаг проекта, например, позвонить в банк. И даже тогда я поставил его в Активные проекты. Вот и все.
Я не буду здесь подробно описывать, что мне помогает выполнять сами задачи и проекты, но вы можете зайти на мой сайт и скачать книгу бесплатно.
Программное обеспечение
Я использую Evernote для обслуживания системы. Почему такой выбор? Этому есть две причины.
Первый. Перебрал огромное количество разных таск-менеджеров. Стало ясно, что система должна быть достаточно простой, чтобы ее можно было использовать без компьютера. Evernote — это просто блокнот, который мне идеально подходит.
Второй. Я понял, что для успешного выполнения задач и проектов мне нужны не столько интерфейсы todo с возможностью поставить галочку, сколько возможность писать и добавлять информацию в каждый проект. То есть - искать ответы на вопрос "как" и "почему". Также подумайте о первом шаге. К тому же, как правило, почти все задачи и проекты наполнены проектными материалами, которые прекрасно усваиваются Evernote.
Обзор
Итак, что у нас есть? Эта система позволяет быстро анализировать входящие сообщения. Не нужно проскальзывать в списках проектов, так как становится ясно и видно, что есть идеи и цели, которые не являются частью вашей повседневной жизни. Мы не должны думать, что игнорируем идеи и цели. Наоборот, с системой можно достичь большего количества целей, так как происходит концентрация на доведении идей и целей до состояния их реальной реализации.
Заключение
Ни одна система, в том числе и моя, не является панацеей от всех проблем. Здесь нет секретного ключа.
ТМ — это просто зеркало вашего характера. Развивайте характер и цените время.