На днях с одним знакомым состоялся разговор на тему управления рабочими задачами. Он задал вопрос - "Каждый день я получаю больше задач, чем могу выполнить. Количество ожидающих задач все увеличивается и увеличивается, и хаос увеличивается. Как это остановить?" Вопрос актуален для многих. Многим знакомо чувство беспомощности, которое испытывает человек под натиском поступающих задач и постоянно увеличивающегося списка дел. Вот 5 шагов, чтобы выйти из хаоса.
Совет 1. Просто остановитесь...
1. …точнее остановить входящий поток. Для того, чтобы разобрать работающий механизм, его сначала нужно остановить. Вы не сможете получать задания по порядку, пока они продолжают приходить к вам торрентом. Так что остановите поток. Не беритесь за новые задачи и сделайте перерыв. Такая остановка позволит не только спокойно разобраться в текущем списке дел, но и сконцентрироваться только на этом. В общем, совет №1 — собрать все задачи в один список и не браться за новые, пока не наведете порядок в списке. Примечание: список дел «в порядке», когда вы понимаете все, что вам нужно сделать, чувствуете определенный контроль и довольны собой. Последний пункт является самым важным. Я не шучу. Вы должны восстановить чувство удовлетворения.
И пойми - мир не рухнет и компания не развалится, если ты уберешься сам на пару дней.
2. Оцените затраченное время. Следующее, что нужно сделать, это оценить, сколько времени займет каждая задача. Здесь не требуется высокая точность оценки. Оценить на глаз. Главное, чтобы вы могли понять, сколько времени вам нужно потратить, чтобы выполнить все задачи в списке. Может оказаться, что по предварительным подсчетам на весь список вам потребуется 2 месяца чистого рабочего времени. Если эти задачи не распределены по времени, чтобы вы могли их реально выполнить, то список абсурден и нуждается в оптимизации.
3. Оптимизируйте список. Непростая вещь. По одной причине — оптимизация требует серьезной и критической оценки ваших дел.
- Дайте другим все, что они могут делать без вас. Какие то сомнения? Как вы думаете, вы можете сделать лучше? В любом случае верните его и установите напоминание, чтобы проверить его.
- Групповые задачи. Выделите время для обработки почты и звонков. Делайте подобные вещи подряд. Это экономит время.
- Сохраните все, что можно сделать позже. Даже дела, связанные с клиентами, могут быть переданы. Просто организуйте это. Распределяйте контакты клиентов более равномерно. Измените сроки, где это возможно. Дайте себе простор для маневра.
- Удалите все, что больше не актуально. Безжалостно уничтожайте сомнительные задачи.
4. Выполняйте задачи по порядку. Отсортируйте список задач от меньшего к большему. Это означает, что в первую очередь рассматриваются самые короткие по времени дела. Делайте все, что занимает менее 30-40 минут. Делайте их подряд, пока не закончатся. Забудьте обо всем остальном. Когда короткие задания будут выполнены, просмотрите список. Наверняка он уже стал более реальным и с ним можно работать. Может быть, вы даже сможете возобновить получение заданий. В любом случае запланируйте все оставшиеся задачи так, чтобы почти со 100% вероятностью выполнить их вовремя. И создайте для себя резерв времени в 15-20% от времени, необходимого для решения задачи. Сейчас лучше сделать что-то не так, чем сделать что-то не так.
5. Скажи нет жесткому планированию. Ни в коем случае не ограничивайте строго время и крайний срок выполнения заданий. Жесткое планирование сейчас ваш враг. Жесткое планирование эффективно в ситуации относительно стабильного управления. Сейчас все очень шатко. Так что дайте себе время и некоторую свободу действий. Не боксируйте свой мозг. В противном случае вы вернетесь к тому, с чего начали. Вам нужно спокойно, размеренно выполнять задания из списка, в установленном порядке. Еще раз - по порядку. Не приступайте к задаче, пока не завершите предыдущую. Одна задача за один раз.
Самое главное, поймите и примите тот факт, что вы МОЖЕТЕ позволить себе остановиться и привести все в порядок.
Вышеупомянутые пять шагов доказали свою эффективность на практике. Они эффективны для «тушения пожаров» и «уборки мусора», но работу нужно строить так, чтобы таких ситуаций не возникало. Как вы думаете, что нужно сделать, чтобы не впадать в крайности?
