© фото
Электронная почта может быть отличным рабочим инструментом, а может превратиться в раздражающий источник прокрастинации, вопрос лишь в том, как вы сами ее используете. Было время, когда я заявлял о полном банкротстве электронной почты, а сейчас проверяю ее ежедневно по 2-3 раза в день, но проходит она быстро и продуктивно. Я выработал несколько привычек, которые помогают мне очень эффективно обрабатывать электронную почту и лучше сосредоточиться на другой важной работе. И, честно говоря, мой почтовый ящик наконец-то пуст, и это прекрасное чувство. Я приведу в этой статье 10 своих привычек. Это не значит, что вы должны слепо следовать им, я просто хочу показать свой путь, и на его основе вы можете проложить свой собственный. Итак, вот привычки, которые работают для меня:
Реже проверяйте электронную почту
Я не держу свой почтовый ящик открытым весь день. И редко смотрю. Я пришел к выводу, что если в моем почтовом ящике накопится 20-30 писем, то мир не рухнет, в то же время мне будет легко быстро обработать такое количество. Внимание! Я говорю «обрабатывать», а не «читать». Я открываю свой почтовый ящик, чтобы раскидать сообщения по другим папкам, чтобы не читать их и оставлять тут же.
Разложить по папкам
Я открываю почту и начинаю принимать быстрые решения: удалить или заархивировать, прочитать и сразу ответить (если это занимает менее 2 минут) или заархивировать, отправить быстрый ответ и затем заархивировать, добавить в список дел, чтобы сделать это позже (звездочка, а затем архив). В любом случае во входящих НИЧЕГО не должно остаться.
Немедленно добавить все в календарь
Если мне приходит в письме дата, которую я должен запомнить, я тут же отмечаю ее в календаре. Личная встреча или разговор по скайпу, тренировка или что-то такое, о чем я должен вспомнить только через неделю — все сразу отправляется в календарь. Теперь это моя лучшая привычка, она доведена до автоматизма, и благодаря ей я редко о чем-то забываю.
Используйте сочетания клавиш
Я использую Gmail, который предоставляет множество сочетаний клавиш для работы с электронной почтой. На самом деле мне понадобилось всего несколько минут, чтобы выучить их, а потом мышечная память запоминает ключи.
Вот сочетания клавиш, которые я использую:
"ги" - вернуться в папку "Входящие"; "е" - архив; "#" - удалить; "от" - создать новое сообщение; "р" - ответ; "ф" - вперед; «а» — ответить всем; "gs" - перейти к отмеченным; "Tab+Return" - когда создаю сообщение, то сразу его отправляю и архивирую. Я также использую настройку, когда после удаления или архивирования письма я автоматически перехожу к следующему, не возвращаясь в папку «Входящие», это позволяет мне быстро перемещаться по сообщениям.
Пишите короткие письма
Мой ответ на письмо обычно составляет 1-3 предложения. Я редко пишу письма длиннее 5 предложений. И для этого должна быть веская причина. Если мне действительно нужно много написать, я лучше сделаю это в Google Docs и поделюсь с нужным человеком. Короткое письмо означает быстрый ответ адресата, ведь человеку не придется продираться сквозь дебри вашего красноречия, чтобы уловить и усвоить ключевую информацию.
Быстро добавлять задачи в список дел
Некоторые люди используют почтовый ящик как список дел, но он не очень подходит для этого, и вот почему:
1. Дела, которые нужно сделать, смешиваются с другими электронными письмами, и тогда их трудно выделить из толпы. 2. Повествование в письме не всегда содержит конкретные инструкции к действию, но на основе письма можно поставить себе задачу. Когда вы соберетесь его выполнить, вам снова придется перечитать письмо, чтобы вспомнить, какую конкретно задачу вы поставили перед собой после его прочтения. 3. Каждый раз, когда вы проверяете свою электронную почту, чтобы узнать о проблеме, вы будете натыкаться на новые сообщения, которые привлекают ваше внимание и отвлекают от того, что вы делаете, нарушая рабочий процесс.
Простой и удобный todo list — это простой текстовый документ, в который можно добавлять задачи из писем буквально в пару кликов. А во время работы такой лист будет более эффективным инструментом, ведь вам не придется постоянно заглядывать в почтовый ящик.
Хранить во входящих только непрочитанные сообщения
Это функция для продвинутых пользователей. Я взломал свой почтовый ящик Gmail таким образом, что он больше не может хранить прочитанные сообщения. Это значит, что если бы я открыл письмо и не закинул его ни в какую другую папку, то оно бы просто исчезло. Это мотивирует меня немедленно принять решение о том, что делать с этим письмом, иначе я его просто потеряю. Благодаря этой специфической настройке в моем почтовом ящике не накапливаются открытые сообщения, которые постепенно превращаются в мусор.
Отложить для чтения
Мне часто присылают ссылки на статьи. Я сразу отправляю их в Instapaper, чтобы прочитать позже. Именно поэтому я стараюсь меньше времени проводить с почтой, ведь кроме нее у меня столько интересного можно прочитать.
Беспощадная фильтрация
Когда в моем почтовом ящике появляется письмо, которое я не хочу видеть, я сразу же с ним разбираюсь. Я не поленюсь отписаться от рассылки или установить фильтр для этого отправителя. А это значительно снижает поток входящих писем. Я безжалостно отношусь к электронным письмам, которые загромождают мой почтовый ящик, и применяю это правило даже к людям, которые слишком меня беспокоят.
Закрывать почту после обработки писем
С сообщениями разобрались - закройте почту и не открывайте ее несколько часов, пока там снова не накопится достаточное количество писем.
Выработать у себя некоторые привычки для эффективной работы с почтой — очень хорошая вещь. Вы сразу заметите, насколько спокойнее вы станете заниматься более важными делами, избавившись от навязчивой проверки почты каждые 10 минут. Ваша голова освободится для свежих мыслей, как только ваш почтовый ящик будет освобожден от ненужных писем. Удачи!