Вы когда-нибудь замечали, сколько драгоценного времени на любимой работе вы тратите, просто переключаясь с одного средства связи на другое? Картинка дня, знакомая каждому менеджеру: скайп в одной руке, аська в другой, десять переполненных почтовых ящиков, балансирующая на плече телефонная трубка... Вроде бы все это знакомые мелочи, но если серьезно подумать о том, сколько внимания они отнимают, становится как-то не по себе. Хотите спокойно и продуктивно провести рабочий день? Попробуйте перевести все свои коммуникации в единую централизованную систему — например, в Мегаплан.
Запускайте текущие задачи в Мегаплане и обсуждайте их только там. Постарайтесь минимизировать общение по электронной почте, скайпу и телефону - поначалу это будет непривычно, но вы справитесь! Это решение сразу же начнет приносить плоды, решения станут более системными и будут приниматься гораздо быстрее. Запланируйте регулярные встречи, периодические отчеты и мотивационные встречи. Магия Мегаплана позволит вам и вашим сотрудникам максимально погрузиться в работу, не отвлекаясь на лишние раздражители.
Например, так можно организовать общение с представителями рекламных агентств: никаких лишних писем и звонков. Вся информация о встречах и планах, а также файлы и документы хранятся в задачах и проектах. Ничего не теряется, ничего не забывается, всегда виден ход обсуждения и принятые решения. Все выстроено.
С Мегапланом все будет в считанные секунды, у вас под рукой, на виду. И вы ничем не рискуете! Если Мегаплан вам все же не подходит, вся информация останется в почтовом ящике, как будто вы делали то же самое по старинке, через электронную почту. При этом не нужно читать 50 комментариев, чтобы понять, что уже сделано по проекту, а что еще предстоит сделать. Создайте чек-лист и список контрольных точек для задачи, а затем отметьте завершение следующего этапа, удалив соответствующий пункт из этого списка. Время, сэкономленное на чтении многочисленных комментариев из десяти источников, потратьте на более приятные вещи.
Рассмотрим на конкретном примере: как Мегаплан используют непосредственно сотрудники компании, в частности, отдела маркетинга.
Каждую пятницу мы проводим собрания, на которых руководители отделов обсуждают и согласовывают задачи на следующую неделю. В понедельник утром каждому руководителю по периодическому шаблону проекта «Еженедельное планирование отдела» назначается задача «Планирование на неделю N», где соисполнителями являются все сотрудники, а аудитором является генеральный директор отдела. компания. Мегаплан делает все это автоматически.
Начальник отдела вводит список задач с разбивкой по сотрудникам, и для каждой задачи создается чек-лист. По мере выполнения задач сотрудники вычеркивают их из своих контрольных списков. Обсуждение, исправления и уточнения ведутся в комментариях к задаче. На следующей встрече в пятницу руководитель просматривает статусы всех задач и обсуждает их с сотрудниками, после чего задача закрывается. Все просто!
В чем преимущество такого подхода: всегда можно вспомнить, что происходило в отделении на той или иной неделе. Это особенно удобно для ежеквартальных отчетов, например, когда прошло много времени и сложно реконструировать ход событий. В списке подзадач проекта «Еженедельное планирование» видно, сколько дел закрывается из чек-листа за каждую неделю, что дает наглядную иллюстрацию повышения или снижения эффективности работы (даже без использования модуля отчетности). И, конечно же, при таком подходе ни одна задача не будет потеряна, и сотрудник никогда не уволит, что чего-то «не было в плане» и поэтому что-то забыл.
А чтобы облегчить «переходный период», заведите правило: «Что не добавлено в Мегаплан, того не существует». Тогда вы сможете реально оценить объем повседневных задач, посмотреть на свой бизнес с высоты птичьего полета и подняться еще выше.