Пользователям активной почты иногда необходимо отправить письма одного содержания большому количеству получателей: ответы на похожие вопросы, приглашения на мероприятия, каталоги, документы и другую информацию. Вы можете отправить одно и то же письмо всем без каких-либо изменений. Однако больше шансов произвести благоприятное впечатление на адресатов, если в письмах будут содержаться персонифицированные обращения — поименно. Кроме обращений такие шаблонные сообщения могут содержать и другие изменяемые элементы: контактные данные, подписи к письмам, отдельные фразы, разные для каждого адресата на фоне единого для всех контекста.
Часто офисные приложения позволяют проводить такие рассылки путем слияния — автоматической подстановки переменных элементов из базы данных (например, из электронных таблиц) в текст письма. Необходимые инструменты входят в стандартную комплектацию программных пакетов, таких как Microsoft Office, OpenOffice.org и iWork.
А пока многочисленные пользователи Gmail лишены возможности проводить рассылки со слиянием штатными средствами сервисов Google. Популярный блог Digital Inspiration предлагает решение этой проблемы.
Создайте персонализированную рассылку с помощью Gmail и Google Docs
Как известно, функциональность электронных таблиц Google Spreadsheets можно расширить с помощью сторонних скриптов. В этой таблице есть галерея готовых скриптов для выполнения различных задач и редактор скриптов для тех, кто не нашел в галерее нужного решения.
Для создания списка рассылки слиянием мы предлагаем вам использовать один из этих скриптов — Mail Merge. Он предназначен для автоматического добавления имени получателя в каждую копию шаблонного письма.
Шаг 1. Откройте эту таблицу с установленным скриптом слияния. Создайте копию таблицы в своем списке документов Google с помощью команды Файл → Создать копию (File → Create a copy).
Шаг 2. Откройте копию электронной таблицы и выберите «Очистить холст (сбросить)» в меню «Слияние», чтобы очистить ненужные данные в полях электронной таблицы. После этого вы увидите запрос на доступ к Google Contacts и Gmail, который нужно подтвердить.
Шаг 3. Перейдите к своим контактам Google и создайте группу контактов, которым вы хотите отправлять персонализированные шаблонные электронные письма. Каждому почтовому адресу в списке этих контактов должно быть присвоено имя получателя. Запомните название группы.
Шаг 4. Вернитесь к таблице, выполните команду Mail Merge → Import Google Contacts и в появившемся окне укажите название группы контактов. Имена и адреса электронной почты контактов из этой группы будут импортированы в таблицу.
Шаг 5. Заполните тему сообщения, приветствие, тело сообщения, ваше имя, адрес электронной почты (ваш адрес электронной почты), идентификатор вложения (идентификатор вложения, который можно скопировать из URL-адреса, загруженного в Документы Google). ID файла — длинная строка из букв и цифр, расположенная в URL-адресе файла между «id=» и амперсандом, если нет Если вы хотите прикрепить файл к письму, то оставьте поле ID вложения пустым), BCC Себя (Высылаю вам слепые копии всех почтовых писем; если хотите получать копии, введите ДА в это поле).
Шаг 6. В меню "Слияние" выберите "Начать слияние" и дождитесь завершения рассылки. В графе Статус напротив каждого контакта появится «ОК» — подтверждение успешной отправки письма.
В результате данной рассылки каждый получатель получит шаблонное письмо с обращением по имени.