Независимо от того, как вы планируете свои задачи, как расставляете приоритеты, помечаете и ставите сроки, вы часто сталкиваетесь с небольшими задачами, которые просто не вписываются в вашу систему. Ну, например, глупо ставить задачу в программе ГТД отправить прайс-лист только что звонившему клиенту. Само добавление может занять больше времени. Постарайтесь завести привычку «двухминутного мгновенного выполнения» коротких задач вне зависимости от общей системы приоритетов.
В этом поможет программа "Двухминутный таймер" (17кб), только для Windows, которая после нажатия кнопки Пуск определяет 2 минуты, в течение которых нужно без промедления заняться появившимся срочным делом.
Принцип выполнения дел за две минуты описан в книге Дэвида Аллена «Getting Things Done»:
Если следующее задание можно выполнить за 2 минуты или меньше, выполните его немедленно. Даже если оно не помечено как задача с высоким приоритетом, потому что вы потратите больше времени на его отслеживание и хранение, чем на выполнение сразу.
Дэвид Аллен о проклятии вечно срочного [ Lifehacker ]