Что такое дебиторская задолженность и чем она отличается от кредиторской задолженности
Дебиторская задолженность – это деньги, которые должны быть выплачены, но не выплачены предприятию юридическими и физическими лицами, с которыми оно взаимодействует. Сумма формируется, когда одна сторона выполнила свои обязательства по договору, а другая нет.
Например, у компании есть договор с кафе договор на поставку пластиковых стаканчиков. Она отгрузила товар, но до сих пор не получила оплату. Деньги, которые компания кладет на посуду, образуют дебиторскую задолженность. А для кафе это уже кредитор: оно должно деньги. Бывает и наоборот: заведение внесло полную предоплату, но еще не получило заказ. Тогда именно у него возникает дебиторская задолженность по отношению ко второму участнику сделки.
В общем, это неразлучная пара. Если у одного контрагента есть дебиторская задолженность, то у второго есть кредиторская задолженность.
Этого не произойдет, если сразу обменять товар на деньги. Однако, если речь не идет о покупке хлеба в офлайн-магазине, организовать его не всегда просто, особенно в бизнесе. В результате даже классическая схема «Утром деньги — вечером стулья» — хороший пример формирования дебиторской задолженности.
Что такое дебиторская задолженность
По срокам
Он может быть краткосрочным и долгосрочным. В первом случае его погашение ожидается в течение года с момента заключения договора, во втором - более чем через 12 месяцев.
По штатам
Бывает нормальным и просроченным. В первом случае обе стороны сделки выполняют свои обязательства в оговоренный срок, во втором кто-то не соблюдает договоренности. Например, компания отправила чашки в кафе. Согласно бумагам, она должна оплатить товар в течение месяца с момента поставки. Первые 30 дней задолженность будут считаться нормальными - все в рамках договора. Через месяц срок его действия истекает.
По вероятности погашения
Сомнительно и безнадежно. Первый – это долг, который не погашен или с большой долей вероятности не будет погашен в срок, указанный в договоре. Однако она не обеспечена никакими гарантиями в виде, например, залога или поручительства. Безнадежный - такой, за который деньги точно не вернут. Например, если должник является банкротом или истек срок исковой давности, в течение которого к нему могут быть предъявлены претензии.
По причине возникновения
Существует несколько групп должников, то есть должников. Учет задолженности по ним ведется на разных счетах бухгалтерского учета. Этот:
- Поставщики и подрядчики - 60 баллов. Они должны деньги за отгруженные товары или оказанные услуги компании.
- Заказчики и заказчики - 62 балла. Компания заплатила, но они еще не заплатили предоставленные товары и услуги.
- Налог - счет 68. У предприятия имеется переплата по налогам и сборам или право на вычет.
- Пенсионный фонд, а также фонды обязательного медицинского и социального страхования - счет 69. Например, когда компания произвела выплату работнику из собственных средств и ожидает возврата.
- Расчеты с персоналом - счета 70 и 73. Есть две составляющие долга. Первый, счет 70, это заработная плата. Задолженность возникает, если, например, работнику выдали аванс за еще не выполненную работу. Пункт 73 касается остальных платежей. Например, если компания предоставляет сотруднику кредит.
- Подотчетные лица - счет 71. Имеется в виду сотрудники, которые получают деньги за что-то, а потом сообщают об этом. Допустим, завхоз взял на покупку швабры 2000 рублей, возникла дебиторская задолженность. Принес инвентарь, чеки и сдачу - было погашено.
- Учредители - счет 75. Они становятся должниками, если обещали внести вклад в уставный капитал, но не сделали.
- Разное. должники - счет 76. Все остальные идут сюда.
Как управлять дебиторской задолженностью
Стоит выполнить несколько шагов.
Провести инвентаризацию дебиторской задолженности и проанализировать ее
Инвентаризация имущества и обязательств должна проводиться перед подготовкой годовой финансовой отчетности и в некоторых других случаях, таких как смена финансово ответственных лиц или стихийное бедствие. Но никто не запрещает делать это чаще. Своевременная инвентаризация напомнит вам об имеющихся задолженностях и поможет выявить тенденцию, почему они, в принципе, образуются.
Установить правила работы с дебиторской задолженностью
Необходимо определить, кто и как контролирует выполнение обязательств контрагентами, напоминает о приближении сроков расчетов и так далее.
Определить максимальную дебиторскую задолженность
Вы можете установить границу, которую нельзя переходить, давая контрагентам возможность отсрочить платежи и разрешая другие условия формирования дебиторской задолженности. Тогда ее размер не будет критичным и не возникнет ситуации, когда компания выполнила свои обязательства перед всеми, но денег ни на что не хватает.
Подумайте о методах воздействия на должников
В первую очередь речь идет о штрафах и пенях за просрочку, которые должны быть указаны в договорах. Это вряд ли спасет в случае плохой задолженности. Но это будет стимулировать тех, кто собирался это сделать, но не сейчас, платить вовремя.
Создать критерии оценки контрагентов
Например, вы можете узнать:
- не участвует ли потенциальный контрагент в судебных разбирательствах;
- находится ли он в реестре недобросовестных поставщиков;
- находится ли он на какой-либо стадии банкротства;
- находится ли он под исполнительным производством.
Также стоит заранее проверить платежеспособность контрагентов, чтобы не множить дебиторскую задолженность.
Как взыскать дебиторскую задолженность
Есть несколько способов получить сумму долга вместе с неустойкой. При этом пени могут начисляться, даже если санкции в договоре отсутствуют, в размере ключевой ставки ЦБ.
Внесудебное взыскание
Консенсус достигается путем переговоров. Контрагенты могут предложить новые условия погашения долга. Например, отсрочить расчетный период или договориться о том, что вместо денег должник будет платить за услуги или товары.
Досудебное восстановление
Должнику направляется письменная претензия с требованием вернуть долг. Вы можете отправить его ценным письмом с описанием вложения, чтобы у вас было подтверждение, что вы пробовали этот метод. Это может пригодиться в будущем. Но имейте в виду: иногда в договоре между контрагентами указывается, как они пересылают документы друг другу. Если есть такой пункт, его нужно соблюдать.
Если в течение 30 дней с момента выезда должник не ответил, можно обращаться в суд.
Судебное взыскание
Вам необходимо обратиться в арбитражный суд, предоставив одну из этих бумаг:
- Ходатайство о выдаче судебного приказа. Может быть предпочтительным, если сумма исковых требований не превышает 500 тысяч рублей. Так вопрос обычно решается быстрее, и нет необходимости заранее отправлять досудебную претензию.
- Исковое заявление. Его уже нужно приложить к досудебному иску и ответу на него, если таковой имеется.
В обоих случаях потребуются бумаги, подтверждающие задолженность. Если суд встанет на вашу сторону, то по истечении срока обжалования выдаст исполнительный лист. С ним необходимо обратиться к судебным приставам или непосредственно в банк, где открыт счет у должника.
Срок давности по таким делам составляет три года. Он считается с последнего дня, когда деньги могли быть отданы по договору. Если такой даты в бумагах нет, с момента направления требования о погашении долга.
Если срок исковой давности был приостановлен, он может быть продлен до 10 лет. Это происходит, если, например, кредитору помешали обратиться в суд обстоятельства непреодолимой силы (землетрясение, война и т.п.).
По истечении срока исковой давности долг можно только списать.
Как списать дебиторскую задолженность
Начать следует с инвентаризации долга, по результатам которой заполняется форма ИНВ-17. Этот акт, а также бухгалтерская выписка с указанием суммы и объяснением, почему невозможно ее взыскать, необходимы для того, чтобы на их основании руководитель издал приказ о списании долга.
Важно при этом собрать пакет документов, подтверждающих безнадежность долга. Это может быть выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации компании-должника или решение судебного пристава о том, что деньги не поступят. Так что нужно тщательно подготовить бумаги для налоговой инспекции, сотрудники которой будут проверять списанные суммы.
При этом документы, подтверждающие факт списания долга, необходимо хранить не менее пяти лет. За это время необходимо учесть неактуальную задолженность по счету 007 «Долг неплатежеспособных должников, списанный в убыток».