Сокращение штата или численности работников – один из немногих случаев, когда работодатель может расторгнуть трудовой договор с работниками по собственной инициативе. Это означает одно из двух событий:
- Сокращено количество штатных единиц на одну должность. Например, в магазине было три продавца-консультанта, но для работы достаточно двух, поэтому одну единицу нужно сократить.
- Отдельные должности исключаются из штатного расписания полностью. Иногда речь идет о ликвидации целых структурных подразделений. Например, фирма решила, что PR-отдел им не нужен, эту работу можно передать на аутсорсинг.
При этом важно все правильно оформить, чтобы избежать проблем и судов. Давайте разберемся, как это сделать.
1. Оформить заказ
руководитель должен подписать соответствующий документ, чтобы начать процесс сокращения. Приказ о сокращении численности или штата составляется в произвольной форме. Он должен включать следующее:
- дата сокращения - определите ее, чтобы все было вовремя;
- причина сокращения - например, из-за сокращения производства или экономической ситуации;
- должности будут сокращены.
В этом же документе можно утвердить новое штатное расписание. Но это не обязательно, это разрешено делать в отдельном порядке.
2. Решите, кого вы сократите
С этим вопросом лучше разобраться до оформления заказа. Здесь есть свои нюансы, а потому придется о многом подумать.
Кого нельзя уволить
Существует несколько категорий таких работников:
- Беременная. Это работает даже в том случае, если ни работодатель, ни работник не знали об этом обстоятельстве. Если впоследствии будет установлено, что женщина на момент увольнения была беременна, она может быть восстановлена на работе в судебном порядке.
- Женщины, имеющие детей до трех лет.
- Матери-одиночки, имеющие детей до 14 лет. либо с ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, либо любым другим лицом, если он воспитывает этих детей без матери.
- Единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в многодетной семье или ребенка-инвалида в возрасте до 18, если другой родитель не работает.
- Сотрудник в отпуске или на больничном.
Им остается либо ждать, пока прекратятся ограничивающие обстоятельства - дети подрастут, каникулы закончатся, - либо договориться об увольнении по соглашению сторон.
Как выбрать среди остальных
Если вы сокращаете целый отдел, вам не нужно выбирать. А вот если нужно, например, вместо 13 слесарей оставить 8, это проблема со звездочкой. Закон предписывает резервировать рабочее место за работниками с более высокой производительностью труда и квалификацией. Определение второго критерия есть в законе: это уровень знаний, навыков, профессиональных навыков и опыта.
При сравнении квалификации работников будет проще тем, кто недавно проводил свою аттестацию. Если его не было, необходимо собрать всю информацию, которая может на это указывать. Если несколько сотрудников имеют одинаковый уровень производительности и квалификации, в игру вступают дополнительные факторы. Предпочтение отдается:
- семья - при наличии двух и более иждивенцев;
- единственный работающий в семье;
- сотрудники, получившие травму или профессиональное заболевание при работе на Вам;
- инвалидам-ветеранам ВОВ и боевых действий по защите Родины;
- рабочим, повышающим квалификацию по направлению работодателя на работу.
Чтобы все было оформлено максимально корректно, лучше создать комиссию, которая займется этим вопросом. Она сопоставит информацию о сотрудниках и на каждого составит подробный акт с оценкой производительности труда и квалификации, а также льготными условиями. В этом случае вам будет чем ответить на обвинения, если кто-то не согласится с вашим выбором и обратится в надзорные органы или суд.
3. Информировать сотрудников об увольнениях
Об этом необходимо сообщить работнику лично и подписать не менее чем за два месяца до даты сокращения. Для занятых на сезонных работах этот срок составляет 7 дней, для занятых менее двух месяцев - 3 дня. Однако трудовой договор может быть расторгнут и раньше – с письменного согласия работника. Но вам придется выплатить ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка.
Если работник отказывается подписывать уведомление, нужно уведомить его о сокращении в присутствии двух понятых и составить об этом акт.
По закону вы обязаны предложить уволенному человеку вакансии, которые могут его устроить. Это можно сделать как в уведомлении, так и в отдельных документах. Если он соглашается, то его не увольняют, а переводят на другое место.
4. Уведомить профсоюз
При наличии такой организации о предстоящих увольнениях необходимо сообщать ей не позднее, чем за два месяца до них. Или три месяца, если сокращения массовые. Таковыми они считаются, если ликвидируют организацию, в которой работает не менее 15 сотрудников, либо увольняют от 50 человек в месяц, от 200 за двоих или от 500 за троих.
В профсоюз должны быть доведены персональные данные работников, их профессия, должность и специальность. К пакету документов необходимо добавить:
- копия приказа о сокращении штата или численности персонала;
- проект приказа об увольнении работников;
- проект штатного расписания.
Шаблон уведомления о сокращении профсоюза →
5. Уведомлять службу занятости об увольнениях
Сообщать об увольнениях в отдел нужно не позднее, чем за два месяца до расторжения трудовых договоров (за три, если сокращения массовые), если вы действуете от имени организации, или не позднее, чем за две недели, если вы являетесь ИП . Вам необходимо направить уведомление в службу занятости, в котором указать следующие сведения о сокращении:
- должность;
- профессия;
- специальность и квалификационные требования к ней;
- условия оплаты труда.
К уведомлению должен быть приложен тот же пакет дополнительных документов, который вы направили в профсоюз.
Образец уведомления службы занятости о сокращении штатов →
6. Издать приказ об увольнении
Это может быть общий приказ по форме Т-8а или отдельные документы на каждого работника по форме Т-8. Основанием будет являться сокращение численности (штата) работников организации в соответствии со статьей 81 ТК РФ. С приказом уволенных сотрудников необходимо ознакомить под роспись.
7. Подготовьте необходимые документы
Перед уходом нужно подготовить для каждого сотрудника:
- Справка о размере заработка за два календарных года по форме 182н.
- Документы со сведениями, которые направлялись в Пенсионный фонд в период его работы по форме СЗВ-М и в форме Форма СЗВ-СТАЖ.
- Копия раздела 3 расчета страховых взносов.
Также необходимо сделать запись в личной карточке формы Т-2. Укажите причину увольнения - сокращение штата, дату, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Документ подписывается работником и сотрудником отдела кадров.
Наконец, осталось оформить записку-расчет в виде Т-61. Он содержит общие сведения о работнике, сведения о расторжении трудового договора и размере причитающейся выплаты. Работодатель не обязан показывать этот документ работнику.
8. Рассчитаться с сотрудником
Работнику выплачивается:
- Заработная плата.
- Компенсация за неиспользованный отпуск, если применимо.
- Выходное пособие в размере среднего заработка за один месяц.
Эти выплаты должны быть произведены в последний рабочий день работника.
Если уволенный не может найти работу более месяца, ему придется выплатить среднемесячную заработную плату за второй месяц со дня сокращения. Если в течение двух недель он зарегистрировался на бирже труда и не нашел работу в течение двух месяцев, аналогичная выплата может быть произведена за третий месяц. Но не всегда решение о его необходимости принимает служба занятости. Либо можно дать увольняемому дополнительно два средних заработка единовременно и не следить за его дальнейшей судьбой.
9. Сделать запись в трудовой книжке
Вам необходимо ввести:
- порядковый номер записи;
- дата увольнения;
- его причина со ссылкой на ТК РФ («Трудовой договор расторгнут в связи с к сокращению штата организации, пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ");
- наименование документа, на основании которого вносится запись - например, приказ о расторжении трудового договора, его дата и номер.
В последний рабочий день работнику должна быть выдана трудовая книжка с записью об увольнении. Если за ним велась электронная трудовая книжка, ему выдается выписка со сведениями о его трудовой деятельности. Вместе с ней сдайте справки, которые вы подготовили для работника ранее.