Как организовать свой день: приемы гениев продуктивности

Метод Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, журналистике. Он является одним из отцов-основателей Соединенных Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина изображен на купюре в 100 долларов, хотя он никогда не был президентом Соединенных Штатов. Ему приписывают авторство таких крылатых фраз, как «Время – деньги» и «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время действительно имело значение для Франклина.

В 20 лет Франклин разработал для себя систему тайм-менеджмента, которую использовал на протяжении всей жизни. Современники называли ее «пирамидой Франклина» (иногда встречается и название «пирамида производительности»).

В основе пирамиды лежат жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых проблем. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он выделил 13 добродетелей: умеренность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Для того чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завел специальную тетрадь, в которой отводил по странице каждому жизненному принципу. Каждую страницу он разбил на семь столбцов (дни недели). Затем он провел 13 горизонтальных линий по количеству добродетелей.

Таким образом, каждый день он сосредотачивался на одной из добродетелей, а по вечерам на площадях отмечал ошибки, совершенные на пути к «нравственному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — глобальная цель. Он основан на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальная цель для врача, например, может состоять в том, чтобы до 35 лет стать заведующим отделением, а для менеджера — запустить собственный стартап.

Бенджамин Франклин действительно является отцом планирования дел. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому дальше в его пирамиде находятся:

• мастер-план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план — цели на ближайшие 3-5 лет;
• краткий -срочный план - задачи на ближайший год и месяц;
• планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая надстраивается над предыдущей.

Вывод

Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными принципами жизни, поставить глобальную цель и составить план ее достижения.

Для долгосрочного и краткосрочного планирования вы можете использовать один из электронных инструментов или получить бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрые заметки».

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина является Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор многочисленных книг. Одна из них была включена в список самой влиятельной деловой литературы журнала Time.

Эта книга опередила свое время — «7 навыков высокоэффективных людей». Кови написал ее в 1989 году, но она не стала бестселлером, пока не была переиздана в 2004 году.

Концепция Кови основана на последовательности семи навыков.

1. Затачивать пилу, т.е. постоянно совершенствоваться.
2. Достигать синергии, т.е. стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
3. Быть инициативным.
4. Попробовать первым услышать, а затем быть услышанным.
5. Начните с конца.
6. Думайте обоюдно.
7. Сначала сделайте то, что должно быть сделано в первую очередь.
>

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Кови позаимствовал его у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задания разбиты на четыре группы:

1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдаленным сроком);
3. Срочные неважные ( нужно сделать быстро, но можно отложить или не делать самому);
4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно удалить или делегировать третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди редко оказываются в цейтноте, так как быстро справляются с задачами из категорий 1 и 3 и безжалостно жертвуют задачами из квадранта 4. При этом 60–80% своего времени и сил они посвящают решению задачи из квадранта 2, потому что они являются локомотивом прогресса.

Вывод

Чтобы стать более эффективным, в конце или в начале дня записывайте свои задачи и расставляйте приоритеты, используя матрицу Эйзенхауэра (или матрицу Кови, как вам больше нравится). Для этого вы можете использовать приложение Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% - важные срочные дела, 60% - важные несрочные.

Метод Тима Ферриса

Тимоти Феррис — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, таким же огромным тиражом расходятся и книги.

Неудивительно — кто не хочет «работать 4 часа в неделю, не торча в офисе» от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть? Одноименная книга Ферриса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух столпах:

1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на действительно важных делах.
2. Закон Паркинсона: работа заполняет все отведенное для нее время. Это означает, что вам нужно назначить на задачу ровно столько, сколько вам нужно для ее выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Наоборот, уменьшите его, сосредоточьтесь только на том, что действительно важно. Подметите все остальное, отдайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подход Ферриса соответствует методу планирования 1-3-5. Суть его проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего - девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения спешки.

Феррисс против многозадачности и информационной перегрузки. При выполнении нескольких дел одновременно происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не увеличивается, а снижается. То же самое и с непрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и социальных сетей только создает ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стресс, наоборот, Феррисс считает своими помощниками.

Следует отметить, что Тим Феррис не единственный, кто стремится быть продуктивным, работая меньше. Стивен Роббинс, автор книги «9 шагов, чтобы работать меньше и делать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда вы назначаете себе на определенный день «контролера», который будет следить за прогрессом.

Вывод

Этот метод для вас, если вы не можете следовать строгому расписанию и списки дел не работают на вас. Постройте свой день так, чтобы 20% времени занимали самые сложные и важные дела. Пусть остальное идет своим чередом. Другими словами, если вам нужно провести деловую встречу, то вам нужно выбрать день, время, продолжительность и четко следовать плану. Остаток дня можно посвятить любой текущей работе.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт по организации времени, основатель и руководитель одноименной компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он просто и доступно излагает методы тайм-менеджмента, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский является автором нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв в свободное время», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последний является самым популярным. Time Drive рассказывает о важности планирования, постановки целей и мотивации, а также о практических методах тайм-менеджмента и прокрастинации.

• "Лягушки". У всех есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные вещи накапливаются и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть в первую очередь выполнять какое-то неинтересное дело, а потом уже переходить к остальным, то постепенно все будет в порядке.
• «Якоря». ". Это материальные привязанности (музыка, цвет, движение), связанные с определенным эмоциональным состоянием. «Якоря» нужны для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, вы можете приучить себя работать с почтой под классическую музыку, а когда вам лень разгружать почтовый ящик, вам достаточно включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• " Стейк из слона». Чем объемнее задача (написание диссертации, изучение иностранного языка и так далее) и чем жестче сроки, тем сложнее приступить к ее выполнению. Пугают именно масштабы: непонятно, с чего начать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слоны». Единственный способ "съесть слона" - приготовить из него "бифштексы", то есть разбить большое дело на несколько мелких.

Примечательно, что Глеб Архангельский уделяет большое внимание не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное название его бестселлера — «Драйв во времени: как жить и работать во времени»). Он убежден, что без полноценного отдыха, включая здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте свой каждый день. В этом вам помогут Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы. Разделяйте сложные масштабные задачи на простые мелкие. Делайте утром самую неприятную работу, чтобы в остальное время заниматься только тем, что вам нравится. Разработайте триггеры, которые помогут вам справиться с ленью, и не забывайте включать отдых в свое расписание.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам не знакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали о Помодоро. Чирилло — автор этой знаменитой методики тайм-менеджмента. Одно время у Франческо были проблемы с учебой: юноша никак не мог сосредоточиться, все время отвлекался. На помощь пришел простой кухонный таймер в форме помидора.

Суть метода Помодоро: отрезки времени, отведенные на работу, — это «помодоро». Один «помодоро» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и работаем с максимальной эффективностью и минимумом отвлекающих факторов 25 минут. Звучит сигнал – пора на пятиминутный перерыв. Затем снова запускаем таймер.

Таким образом, продуктивность измеряется количеством «помодоро», выполненных за день. Больше лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на то, чтобы придумать себе бизнес, нужно заранее составить список задач. В нем также можно отметить количество целых «помидоров» (поставьте крестик напротив задачи) и отвлекающих факторов (поставьте апостроф). Это позволяет определить, сколько времени ушло на выполнение той или иной задачи и насколько она была сложной.

Метод Pomodoro доступен и гибок. Если хотите, ведите список дел на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

По словам Чирилло, оптимальная продолжительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Вы можете узнать больше о методе Франческо Чирилло здесь.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, измеряя время «помодорами». Если вы отвлеклись на 25 минут, поставьте перед заданием символ '. Если время истекло, а задание еще не выполнено, поставьте + и посвятите ему очередной «помодоро». Во время пятиминутного перерыва полностью переключитесь с работы на отдых: прогуляйтесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, вот пять основных систем тайм-менеджмента, с помощью которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одного из методов, а можете разработать свой, комбинируя различные методы и приемы.

GTD – альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методологии GTD, является одним из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» была названа журналом «Time» лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин «Getting Things Done» хорошо известен, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методом повышения личной эффективности».

Вот как Вячеслав Сухомлинов, эксперт в этом вопросе, объяснил разницу между тайм-менеджментом и ГТД.

Готовы поспорить? Добро пожаловать в комментарии. Что, по вашему мнению, важнее для GTD — тайм-менеджмент или личная эффективность? Также расскажите, какие приемы помогают вам организовать свой день.